Tổ chức hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty CP Dược phẩm Bidiphar 1

Ngày tạo: 19/03/2015 10:58:55 SA - Số lần đọc: 638

Dự toán là công cụ của nhà quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý của mình để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong quá trình quản lý. Nhu cầu thông tin dự toán rất đa dạng tùy từng giai đoạn, thời kỳ, từng mục đích khác nhau sẽ lập dự toán khác nhau. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán và nếu được xây dựng một cách hợp lý, khoa học thì nó cung cấp cho nhà quản lý những thông tin kế toán cần thiết. Hệ thống các bảng dự toán ngân sách rất hữu ích trong việc tìm kiếm các nguồn tài trợ cũng như phân phối các nguồn này cho các hoạt động tương lai của doanh nghiệp (DN). Qua đó, kiến nghị các biện pháp sát thực tế nhằm đưa quá trình kinh doanh của DN tiếp cận được những mục tiêu đã định. Công ty (Cty) CP Dược phẩm Bidiphar 1 là một trong những Cty sản xuất dược phẩm lớn thuộc khu vực Miền Trung cũng đã quan tâm tới công tác lập dự toán ngân sách nhưng còn lúng túng trong công tác tổ chức, nội dung lập chưa sát thực tiễn, còn sơ sài, tính hệ thống chưa cao nên chưa thấy hết vai trò của dự toán trong công tác quản lý, điều hành tại đơn vị. Bài viết chỉ ra các hạn chế và đề xuất các phương hướng chủ yếu để hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1.

Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1

Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1 có lập các loại kế hoạch như: kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua nguyên vật liệu (NVL), kế hoạch chi phí sản xuất (CPSX), kế hoạch chi phí ngoài sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch lưu chuyển tiền, kế hoạch khấu hao, kế hoạch báo cáo kết quả kinh doanh,… để phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý DN.

Tuy nhiên, các kế hoạch này phù hợp với kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm (GTSP) theo kế toán tài chính, chưa linh hoạt theo chi phí ứng xử của kế toán quản trị (KTQT). Đồng thời, các kế hoạch được lập chưa sát với thực tiễn vì nhiều lý do như: áp lực từ cổ đông, tính phức tạp của công việc (sản xuất nhiều loại sản phẩm – trên 300 mặt hàng), trình độ của cán bộ trong đơn vị không đồng đều nên nhiều kế hoạch được lập chỉ mang tính đối phó, vẫn chưa hoàn chỉnh, không phát huy hết tác dụng của kế hoạch trong việc định hướng, kiểm soát hoạt động và ra quyết định linh hoạt. Hiện tại, Cty chưa có một bộ phận chuyên trách về dự toán, nội dung lập kế hoạch chủ yếu theo những chỉ tiêu và kế hoạch do ý chí chủ quan của Ban lãnh đạo đặt ra, chưa theo mô hình thông tin phản hồi, chưa tiếp nhận được hết sự đóng góp ý kiến của cấp dưới cũng như những người thực hiện, chưa có đầy đủ những dự toán phục vụ chức năng hoạch định và kiểm soát của Ban lãnh đạo, chưa có sự phân chia trách nhiệm trong việc thực hiện các kế hoạch đó, chưa có sự kết hợp với các phòng ban khác, điều này sẽ gây mất thời gian trong việc lập kế hoạch và việc đảm nhiệm thêm nhiệm vụ lập kế hoạch sẽ làm nhân viên phòng kế toán thực hiện không hiệu quả.

Tóm lại, do đặc thù của việc kinh doanh tại Cty là sản phẩm sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên không chủ động được trong sản xuất và lệ thuộc vào khách hàng về tiến độ sản xuất nên việc lập dự toán ngân sách khoa học sẽ giúp nhà quản lý thấy được những thuận lợi cũng như khó khăn của tổ chức. Trong quá trình lập dự toán sẽ giúp cho nhà quản lý có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả cho tổ chức. Như vậy, Cty cần phải lập đầy đủ các báo cáo dự toán còn thiếu và hoàn thiện những báo cáo dự toán đã lập để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phương hướng hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Cty CP dược phẩm Bidiphar 1

Một là, xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách. Để công tác dự toán ngân sách của Cty được hoàn chỉnh và phát huy được tác dụng thì Cty nên xây dựng quy trình dự toán ngân sách. Quy trình dự toán ngân sách phải được chia thành từng giai đoạn và trong từng giai đoạn phải cụ thể hoá từng công việc. Qua nghiên cứu thực tế tại Cty Bidiphar 1, theo ý kiến của tác giả thì quy trình dự toán tại Cty nên thực hiên theo 4 giai đoạn sau:

Giai đoạn thứ nhất là chuẩn bị dự toán ngân sách. Gồm các công việc: Xác định mục tiêu chung của toàn Cty, tức là Ban Giám đốc Cty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Cty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với Trưởng các phòng ban. Mục tiêu xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị và mang tính phát triển và cần được cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể; Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán: để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, Ban lãnh đạo Cty cần phân công cụ thể cho những cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình. Ngoài ra, Ban lãnh đạo Cty cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Cty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách được đặt trong phòng kế toán, thuộc bộ phận KTQT; Soạn thảo các biểu mẫu: Sau khi bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách được thành lập sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán; Đánh giá việc chuẩn bị dự toán: Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Cty các thông tin hữu ích.

Giai đoạn thứ hai là soạn thảo ngân sách. ở giai đoạn này gồm:

Bước một là thu thập thông tin: Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến việc lập dự toán. Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình. Trưởng các phòng ban có liên quan có trách nhiệm hợp tác và cung cấp các thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách; 

Bước 2 là cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận và soạn thảo dự toán: Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân được phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách các dự toán ngân sách sau khi hoàn thành. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy có sai sót hoặc không hợp lý thì sẽ báo lại cho các bộ phận có liên quan hoặc Ban giám đốc để điều chỉnh nếu thấy cần thiết và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn Cty.

Giai đoạn thứ ba là xét duyệt dự toán ngân sách: Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban giám đốc Cty để tổ chức cuộc họp với các bộ phận có liên quan để xem xét tính hợp lý và phù hợp của dự toán ngân sách. Sau khi dự toán ngân sách được xét duyệt thì dự toán ngân sách sẽ chính thức được công bố cho toàn Cty để các phòng ban theo đó mà thực hiện.

Giai đoạn thứ tư là theo dõi dự toán ngân sách: Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán của Cty cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để kịp thời báo cáo Ban giám đốc để xin ý kiến điều chỉnh các chỉ tiêu số liệu trên các báo cáo dự toán ngân sách ở những kỳ tiếp theo cho phù hợp.

Hai là, thành lập mô hình dự toán ngân sách. Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1 có nhiều cấp quản lý nhưng nhìn chung có ba cấp quản lý trong đó đại diện cho cấp cao nhất là Hội đồng quản trị, cấp quản lý trung gian là Ban giám đốc, cấp quản lý cơ sở là Trưởng các bộ phận và các quản đốc phân xưởng. Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm lực của đơn vị nhưng không mất quá nhiều thời gian và chi phí, Cty Bidiphar 1 nên lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin phản hồi.

Hàng năm, vào cuối quý III, Hội đồng quản trị Cty sẽ họp bàn với Ban giám đốc, các trưởng phòng ban về việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch. Hội đồng quản trị cùng Ban giám đốc sẽ đưa ra mục tiêu chung của Cty trong năm kế hoạch, mục tiêu phải được xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị và mang tính phát triển và được cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể. Thông qua cuộc họp, dựa trên điều kiện thực tế của từng bộ phận, Hội đồng quản trị sẽ tạm thời phân phối các chỉ tiêu cho các bộ phận. Trên cơ sở xác định mục tiêu sản lượng tiêu thụ, bộ phận sản xuất sẽ xác định sản lượng cần sản xuất, chi phí để có được sản lượng đó là bao nhiêu. Mặt khác, cũng cần phải xác định chi phí bán hàng (do phòng Marketing lập dự toán) và chi phí quản lý DN liên quan đến sản lượng tiêu thụ (phòng kế toán sẽ dự toán phần chi phí này) và dự toán lượng tiền cần thu chi trong kỳ. Sau khi có được dự toán doanh thu, chi phí, Cty sẽ dự toán lợi nhuận đạt được. Cụ thể: Bộ phận kế hoạch với sự trợ giúp của bộ phận kinh doanh có trách nhiệm lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét; Bộ phận sản xuất có trách nhiệm phối hợp với các phân xưởng để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét; Bộ phận kế toán sẽ kết hợp với bộ phận kế hoạch, kinh doanh, marketing, bộ phận sản xuất, bộ phận nhân sự, bộ phận tài chính để lập các báo cáo dự toán còn lại như: dự toán chi phí NVL trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán CPSX chung, dự toán GTSP, dự toán thành phẩm tồn kho, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.

Bộ phận chuyên trách về dự toán có trách nhiệm tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán ngân sách chung của toàn Cty, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp với các bộ phận liên quan để nhận ý kiến sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh dự toán. Sau khi bộ phận chuyên trách về dự toán tổng hợp và trình lên cho Ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét các thông tin chi tiết kết hợp với mục tiêu Cty để quyết định dự toán cho toàn đơn vị. Báo cáo dự toán được thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức trong Cty. Ban giám đốc tiến hành phổ biến lại cho các trưởng phòng và quản lý các phân xưởng để thực hiện.

Ba là, cần nhận thấy được mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận. Hệ thống dự toán gồm các bảng dự toán có mối quan hệ ràng buộc nhau. Trong đó, dự toán tiêu thụ là nhân tố chủ yếu tác động đến toàn bộ dây chuyền lập dự toán của Cty. Từ dự toán tiêu thụ và dự toán hàng tồn kho tiến hành lập dự toán sản xuất. Từ dự toán sản xuất, Cty sẽ tiến hành lập các dự toán chi phí NVL trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán CPSX chung và lịch thanh toán tiền để đảm bảo các yếu tố về NVL, nhân công, vốn cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán CPSX lập dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý DN. Từ các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, dự toán CPSX, dự toán chi phí QLDN và tình hình tiền mặt tại Cty lập dự toán thu chi tiền mặt. Từ dự toán tiêu thụ, dự toán CPSX, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN lập dự toán kết quả kinh doanh.

Bốn là, cần đưa ra kỳ lập dự toán ngân sách hợp lý. Để không tốn kém nhiều chi phí và mất thời gian, Cty Bidiphar 1 nên lập dự toán mỗi năm 1 lần. Số liệu thể hiện trên các báo cáo dự toán đều là số liệu tổng hợp cho cả năm tài chính nên phải ngắn gọn, dễ nhìn. Tuy nhiên, tình hình sản xuất kinh doanh ở Cty tại từng thời điểm thường không giống nhau nên những số liệu tổng hợp này thường không phản ánh tình hình thực tế của đơn vị tại từng thời điểm hay từng khoảng thời gian ngắn. Để báo cáo dự toán ngân sách sát với thực tế hơn, Cty nên chia nhỏ kỳ dự toán ngân sách và lập chi tiết cho từng quý và sau đó tổng hợp dự toán ngân sách các quý lại thành dự toán ngân sách năm. Ngoài ra, dự toán ngân sách quý và dự toán ngân sách năm của Cty sẽ thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Năm là, tiến hành lập các báo cáo dự toán ngân sách cho Cty. Sau khi đã xây dựng xong quy trình và mô hình lập dự toán ngân sách, căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh của Cty, bộ phận lập dự toán tiến hành việc lập các mẫu báo cáo dự toán ngân sách cho đơn vị. Bao gồm: dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí NVL trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán CPSX chung, dự toán giá thành sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý DN, dự toán thu chi tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán,..  Cần lưu ý rằng, khi lập các dự toán CPSX chung, dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý DN cần phải tách riêng phần biến phí và định phí. Và để làm được điều này thì trong quá trình tập hợp chi phí thì Cty cần phân loại chi phí theo tiêu thức cách ứng xử của chi phí.

Bài viết đã tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1, từ đó đưa ra một số phương hướng chủ yếu để hoàn thiện công tác tổ chức dự toán ngân sách. Tuy còn nhiều vấn đề cần phải được tiếp tục nghiên cứu trong công tác lập dự toán ngân sách, song kết quả nghiên cứu của bài viết ít nhiều cũng phù hợp với điều kiện của Cty và có thể được áp dụng để nâng cao hiệu quả công tác dự toán tại Cty CP Dược phẩm Bidiphar 1.

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Tài chính, 2006, Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 về việc Hướng dẫn áp dụng KTQT trong DN.

2. Huỳnh Lợi, 2012,  KTQT, TP Hồ Chí Minh, NXB Phương Đông.

3. Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự, 2012, KTQT, Hà Nội, NXB Đại học kinh tế quốc dân.

4. Anthony A.Atkinson, Robert S.Kaplan, Ella Mae Matsumura, S.Mark Young, 2012, Management Accounting – New, Sixth Edition, Pearson International , Inc., Upper Saddle River, New Jersey.

Th.s Trần Thị Yến

Khoa Kinh tế & Kế toán - Đại học Quy Nhơn

(Theo: Tạp chí Kế toán và Kiểm toán)