Về vai trò của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam

Ngày tạo: 31/07/2018 11:41:28 SA - Số lần đọc: 557
(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T5/2018)

Nhận: 13/4/2018
Biên tập: 10/5/2018
Duyệt đăng: 29/5/2018


Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đang ngày càng lớn mạnh và chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, trong sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, DNNVV đang phải đối mặt với một số thách thức từ các thị trường có tính cạnh tranh cao. Để nâng cao năng lực cạnh tranh của các DNNVV, đòi hỏi phải đổi mới trong quản lý, trong phương thức sản xuất kinh doanh, trong tái cơ cấu doanh nghiệp (DN). Để từ đó, có thể sử dụng nguồn lực có hiệu quả, giảm chi phí, nhằm giảm thấp nhất giá thành sản phẩm.
Kế toán quản trị chi phí (KTQTCP) là một kênh thông tin quan trọng, hữu ích, hỗ trợ cho các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát chi phí. Mục tiêu của thông tin kế toán quản trị là tạo thêm giá trị cho DN thông qua việc kiểm soát và sử dụng nguồn lực một cách tốt nhất. Nghiên cứu này sẽ tập trung đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin (HTTT) KTQTCP, trong việc điều hành các DNNVV và nhận diện các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HTTT KTQTCP trong các DNNVV.


Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí
HTTT KTQTCP là việc thu thập các dữ liệu về chi phí và xử lý các dữ liệu này theo một trình tự để có thể cung cấp thông tin về chi phí, nhằm xây dựng kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí, từ đó đánh giá các hoạt động và ra quyết định quản lý. HTTT KTQTCP sẽ bao gồm ba mảng thông tin: HTTT dự toán chi phí; HTTT chi phí thực hiện; HTTT kiểm soát chi phí.

Thực trạng HTTT kế toán quản trị chi phí trong các DNNVV Việt Nam
DNNVV chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, trong sự phát triển kinh tế của Việt Nam. Cụ thể là, DNNVV chiếm 97,6% tổng số lượng DN ở Việt Nam, nơi mà chúng cùng nhau tạo ra 51% việc làm, 40% GDP của khu vực (Số liệu Tổng cục Thống kê 2016).

Xuất phát từ vị trí, vai trò các DNNVV Việt Nam trong quá trình phát triển kinh tế, để tăng năng lực cạnh tranh, các DNNVV phải tự đổi mới, đó là “Đòi hỏi đổi mới trong quản lý, trong phương thức sản xuất kinh doanh, trong tái cơ cấu DN. Để từ đó có thể sử dụng nguồn lực có hiệu quả, giảm chi phí, nhằm giảm thấp nhất giá thành sản phẩm. KTQTCP là một kênh thông tin quan trọng, hữu ích hỗ trợ cho các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát chi phí. Điều này được khẳng định bởi lẽ, trong hoạt động kinh doanh của các DNNVV, chi phí phát sinh gắn liền với các quyết định quản lý và đồng thời là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động. Vì vậy, thông tin chi phí luôn là cơ sở quan trọng phục vụ các chức năng quản trị như: Lập kế hoạch nguồn lực, tổ chức thực hiện, kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh của DN. Trên góc độ lý luận và thực tiễn, thông tin chi phí có thể thu nhận từ hai hệ thống: kế toán quản trị và kế toán tài chính. Tuy nhiên, thông tin chi phí phục vụ cho quản trị phải thỏa mãn các yêu cầu phù hợp, tin cậy và kịp thời. Nếu đặt KTQTCP trong hệ thống kế toán tài chính của các DNNVV như hiện nay, với một loạt các nguyên tắc chuẩn mực mang tính bắt buộc thì cho dù có nỗ lực cải tiến hệ thống kế toán tài chính thì thông tin chi phí thu được cũng không thể phù hợp, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Bởi thế, để giúp cho việc quản trị nói chung và đặc biệt là quản trị chi phí hoạt động kinh doanh của các DNNVV Việt Nam hiện tại và lâu dài, điều quan trọng và cũng mang tính tiên quyết là phải xây dựng và hoàn thiện HTTT KTQTCP hoàn hảo trên ba góc độ:
- Thông tin kế toán chi phí.
- Thông tin chi phí thực hiện.
- Thông tin chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí và ra quyết định quản trị.

Hiện nay, trong các DNNVV Việt Nam, việc vận dụng thông tin KTQTCP vào việc hoạch định, kiểm soát chi phí còn rất hạn chế. Sự hiểu biết về HTTT KTQTCP đối với các nhà quản trị DN còn chưa rộng rãi và HTTT KTQTCP nếu đã có thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị chi phí của DN. Nhìn chung, các DNNVV Việt Nam chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin chi phí phục vụ cho quản trị nhất là thông tin chi phí theo quy trình hoạt động sản xuất; theo bộ phận; theo giải pháp và theo khách hàng. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này nằm ở các khâu của KTQTCP, từ xây dựng định mức chi phí, lập dự toán chi phí, xác định chi phí cho các đối tượng chịu chi phí và phân tích thông tin chi phí cũng như việc ra quyết định.

Các nhân tố ảnh hưởng tới việc tạo lập HTTT KTQTCP trong các DN may nhỏ và vừa Việt Nam
Việc tổ chức HTTT KTQTCP trong DN sẽ không đạt được mục tiêu và định hướng cấu trúc của thông tin, nếu các nhà thiết kế không chú ý đầy đủ tới các nhân tố bản chất, chi phối sự vận hành của hệ thống. Đó là các nhân tố: (1) Mục tiêu, chiến lược của DN và nhu cầu thông tin KTQTCP từ phía nhà quản trị DN; (2) Đặc điểm tổ chức sản xuất; (3) Trình độ trang bị máy móc thiết bị và (4) Trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán; (5) Nhận thức của nhà quản trị về vai trò HTTT KTQTCP; (6) Các nhân tố khách quan khác.

(1) Mục tiêu chiến lược của DN và nhu cầu thông tin KTQTCP từ phía nhà quản trị DN
Xây dựng kế hoạch về chi phí hoạt động của DN, đồng nghĩa với việc xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó, đây chính là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tính tới để tổ chức HTTT KTQTCP. Các mục tiêu phải được quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất. Các chiến lược xây dựng phải kết hợp được các nguồn lực và năng lực của DN. Mục tiêu và chiến lược sẽ áp đặt việc thích nghi và xác định ra cấu trúc của DN, để đạt được các mục đích trong những điều kiện tốt nhất.

Mặt khác, HTTT KTQTCP trong các DN được thiết lập và tồn tại hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin KTQTCP từ phía nhà quản trị của DN. Mọi hệ thống đều có mục tiêu. Tính mục tiêu của toàn bộ việc xây dựng HTTT KTQTCP, được thể hiện thông qua việc xác định nhu cầu thông tin quản trị. Nó làm nổi bật vai trò của thông tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho việc ra quyết định.

(2) Đặc điểm tổ chức sản xuất
Tổ chức sản xuất trong DN là sự kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động và tư liệu sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ, quy mô và công nghệ sản xuất. Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tính chất phân công lao động giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, đặc điểm của sự kết hợp lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động trong quá trình sản xuất.

Đặc điểm tổ chức sản xuất là nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến công tác tổ chức HTTT KTQTCP bởi vì đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ quyết định: Mô hình kế toán chi phí (theo chi phí thực tế, chi phí ước tính, chi phí định mức); Phương pháp quản lý chi phí (theo quá trình, theo công việc, theo dòng sản phẩm); Đối tượng tập hợp chi phí; Phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phí chung. Trong quá trình xử lý thông tin của KTQTCP, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh khác là rất cần thiết, đặc biệt là trong việc thiết lập những thông tin phi tài chính và các thông tin hướng về tương lai.

(3) Trình độ trang bị máy móc thiết bị
Cơ sở vật chất cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến thực tiễn tổ chức HTTT KTQTCP trong các DN. Khối lượng thông tin mà KTQTCP phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ích là rất lớn. Quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết, trong quá trình tổ chức HTTT kế toán.

(4) Trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán
Trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên kế toán quản trị, cũng có tác động không nhỏ đến chất lượng của HTTT KTQTCP. Yêu cầu của đội ngũ này là, phải am hiểu sâu sắc về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, có khả năng sáng tạo, linh hoạt, có khả năng làm việc nhóm và phối hợp với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác trong DN.

(5) Nhận thức của nhà quản trị về vai trò HTTT KTQTCP
Có thể nói, nhận thức của nhà quản trị về vai trò của HTTT KTQTCP là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đáng kể đến cách thức tổ chức thông tin thậm chí là chất lượng của thông tin kế toán. Nếu nhà quản trị nhận thấy vai trò của HTTT KTQTCP trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý của mình, thì nhà quản trị trong quá trình điều hành hoạt động cũng như ra quyết định cần thiết phải có các thông tin cung cấp làm cơ sở ra quyết định, xuất hiện các nhu cầu về thông tin. Từ đó, nhà quản trị nhận thức cần thiết phải xây dựng một hệ thống chuyên cung cấp các thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định của mình. Thực tế cho thấy, nhà quản trị càng nhận thức cao về vai trò của thông tin kế toán thì họ càng có mong muốn đầu tư, xây dựng và hoàn thiện HTTT KTQT nói chung và KTQTCP nói riêng. Các nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý, hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm của bản thân mà không dựa trên thông tin cung cấp thì họ không có mong muốn đầu tư vào HTTT KTQTCP.

(6) Các nhân tố khách quan khác
Có 2 nhân tố khách quan ảnh hưởng chính tới vấn đề này, có thể nêu ra ở đây: (1) Cơ chế chính sách và văn bản nhà nước quy định về công tác KTQT trong DN. Các quy định này sẽ tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của KTQT nói chung và KTQTCP trong đơn vị nói riêng, quyết định đến tổ chức bộ máy KTQT trong DN, đến cách thức cung cấp thông tin cũng như nội dung thông tin cung cấp; (2) Điều kiện và môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh là yếu tố tác động không nhỏ đến phát triển HTTT KTQTCP, khi môi trường kinh doanh có tính cạnh tranh cao, yêu cầu nhà quản trị phải có những quyết định sáng suốt và kịp thời dẫn đến nhu cầu thông tin KTQTCP phục vụ cho nhà quản trị trong điều hành hoạt động sẽ tăng cao. Từ đó, thôi thúc nhà quản trị quan tâm đầu tư đổi mới và phát triển HTTT KTQTCP hoàn chỉnh để có thể cung cấp thông tin một cách hiệu quả nhất cho nhà quản trị. Ngược lại, trong cơ chế hoạt động ít cạnh tranh hoặc độc quyền nhà quản trị ít có những mối bận tâm đến điều hành hoạt động của đơn vị, khi đó HTTT KTQTCP ít được đầu tư nâng cấp. Điều này lý giải, tại sao trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế càng phát triển thì HTTT KTQT nói chung và HTTT KTQTCP nói riêng./.

Tài liệu tham khảo
1. Học viện Tài chính (2010), “Giáo trình KTQT” NXB Tài chính;
2. PGS.TS Phạm Văn Dược, TS. Huỳnh Lợi (2009), “Mô hình và cơ chế vận hành KTQT”, NXB Tài chính;
3. Alattar, J. M., Kouhy, R. and Innes, J. (2009), “Management Accounting Information in Micro Enterprises in Gaza”, Journal of Accounting and Organizational Change;
4. Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich (1990), “Essentials of management”, McGraw - Hill;
5. Laudon, JP (2003), “Management Information System, Organization and Technology”, Macmillan Publishing Company, New York, 2003, 3rd edition
6. Muske, G., Woods, M., Swinney, J. and Khoo, C.-L. (2007), “Small Businesses and the Community: Their Role and Importance within a States Economy”, Journal of Extension
7. Robert S Kaplan, Young, Atkinson (2004), “Management Accounting”, Pretice Hall, New Jersey, 4th edition.