Một số vấn đề về hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay

Ngày tạo: 12/04/2019 10:29:09 SA - Số lần đọc: 952
(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T+2/2019)

Nhận: 15/12/2018
Biên tập: 05/01/2019
Duyệt đăng: 15/01/2019

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp (DN) là xu thế tất yếu của nền kinh tế thị trường, của thời đại công nghệ 4.0. Bởi hóa đơn điện tử đáp ứng được các yêu cầu về tính nhanh chóng, bảo mật, đơn giản, … để phục vụ tối đa cho công việc cũng như hoạt động kinh doanh.Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ 1/11/2018, tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình cụ thể hóa đơn điện tử hiện nay đã được nhiều DN lớn trên cả nước sử dụng để thay thế hóa đơn giấy. Bên cạnh lợi ích trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện, phần mềm hóa đơn điện tử còn là giải pháp hữu hiệu phòng chống vấn nạn hóa đơn giả. Sử dụng hóa đơn điện tử, sẽ mang lại lợi ích cho cả DN và cơ quan thuế.
Từ khóa: Hóa đơn điện tử
Summary
Using e-invoice is necessary trend of market economy as well as The Industrial Revolution 4.0 thanks to its ability to adapt requirements of quickness, security and simpleness for the best productivity in business. As Decree no. 119/2018/ND-CP issued by Government and come into effect since 01 st November 2018, organizations and individuals must use e-invoice under specific schedule. Until now, e-invoice is used quite popularly replacing invoice in paper. Using e-invoice not only saves time and cost but also is an effective tool in preventing imitative invoice. Its benefitical for both enterprises and tax authority.
Key word: e-invoice.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra, dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Sử dụng HĐĐT bất hợp pháp là việc sử dụng HĐĐT khi không đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế; gửi HĐĐT khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế; gửi HĐĐT không mã của cơ quan thuế cho người mua, sau khi có thông báo ngừng sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Sử dụng bất hợp pháp HĐĐT là việc lập khống HĐĐT; dùng HĐĐT của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập HĐĐT phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng HĐĐT quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

2. Áp dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

DN, tổ chức kinh tế, tổ chức sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

DN kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu ở phần DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát.

3. Lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT
Lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020. Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT cần lưu ý những mốc thời gian sau đây:
*Từ ngày 01/11/2020: Các DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Cũng từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.
* Từ ngày 01/11/2018 - ngày 31/10/2020:
- Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ, nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.
- Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng HĐĐT thì phải áp dụng HĐĐT. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng HĐĐT thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010.
- Trường hợp DN đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in, tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018, thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010.
*Trước ngày 01/11/2018: DN đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.
*Trường hợp đặc biệt: Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi theo lộ trình của Bộ Tài chính.

4. Đánh giá ưu nhược điểm của việc áp dụng HĐĐT

4.1 Về lợi ích

Đối với DN
- Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản hóa đơn, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy,... Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng DN có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt các thủ tục để đặt in, thông báo phát hành hóa đơn cũng sẽ đơn giản hơn.
- An toàn, bảo mật
HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiện ích cao, nhanh gọn
DN có thể gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS hoặc gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

Đối với cơ quan Thuế
Với việc HĐĐT sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

4.2. Những khó khăn trong việc áp dụng HĐĐT
HĐĐT chưa được phổ biến rộng rãi ở Việt Nam. Hóa đơn trong nhận thức chung của phần lớn người Việt vẫn là chứng từ giấy. Bởi thế, khi mới áp dụng, các DN thường gặp nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu về HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này.
áp dụng HĐĐT yêu cầu DN đáp ứng được các điều kiện về công nghệ, nhân lực phù hơp và điều này không phải DN nào cũng đáp ứng được, đặc biệt là các DN vừa và nhỏ, chiếm phần lớn ở Việt Nam.

Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm HĐĐT diễn ra chậm.

5. Một số ý kiến nhằm tăng cường áp dụng HĐĐT trong DN
Thứ nhất. nhiều DN chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và cũng chưa được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện loại HĐĐT, chưa nắm rõ thông tin về cách xử lý những tình huống phát sinh đối với HĐĐT mà đã phải áp dụng ngay thì DN sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chính vì thế, khi tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, các DN cần được tập huấn, có điều kiện hiểu rõ về HĐĐT.

Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành HĐĐT, để các DN hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.

Thứ hai, đối với các DN, để có thể sử dụng tốt công nghệ về HĐĐT, DN cần chuẩn bị cho kế toán những hiểu biết về HĐĐT, có phần mềm HĐĐT, có đường truyền công nghệ thông tin, thiết kế, lựa chọn HĐĐT phù hợp, đăng ký nhà tư vấn,...

Chủ DN cũng cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong thời gian đầu DN nên sử dụng dịch vụ của các công ty kế toán hoặc các đại lý thuế chuyên nghiệp.

Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang HĐĐT là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để HĐĐT trở nên phổ cập thì cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, của DN cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cộng đồng DN Việt Nam./.

Tài liệu tham khảo
1. Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.