Với xu hướng phát triển của nền kinh tế hiện nay thì hoạt động kinh doanh (HĐKD) của các doanh nghiệp (DN) ngày càng đa dạng và phức tạp, đặc biệt là đối với ngành vận tải biển. Do đó, các nhà quản lý (NQL) trong các DN này, gặp phải nhiều khó khăn trong việc thu thập thông tin, để hỗ trợ công tác ra quyết định kinh doanh của mình. Để giúp cho các NQL có thêm nhiều thông tin hữu ích trong việc ra quyết định thì kế toán quản trị (KTQT) là một công cụ hỗ trợ đắc lực và hiệu quả. Sau khi tiến hành nghiên cứu lý thuyết và điều tra khảo sát tại các DN vận tải biển trên địa bàn Đà Nẵng thì chúng tôi nhận thấy, tại các DN này vẫn chưa chú trọng áp dụng KTQT, vì vậy chưa tận dụng được các lợi ích mà KTQT đem lại. Từ đó, bài viết đề xuất một số trao đổi, nhằm hỗ trợ các DN vận tải biển có thể bước đầu áp dụng KTQT, tận dụng các lợi ích từ thông tin của KTQT đem lại, để hỗ trợ HĐKD của DN.

Trong những năm gần đây, ngành vận tải biển trên thế giới đang gặp rất nhiều khó khăn, do xu hướng suy thoái kinh tế thế giới bắt đầu từ năm 2008, đã làm cho nhu cầu vận tải biển sụt giảm, chi phí đầu vào tăng cao, năng lực cung cấp dư thừa và cước phí giảm. Cũng chịu ảnh hưởng chung của tình hình thế giới, các DN ngành vận tải biển Việt Nam nói chung và vận tải biển Đà Nẵng nói riêng, đã có những sự suy giảm đáng kể trong kết quả hoạt động. 

Để tồn tại trong điều kiện khó khăn hiện nay, các DN vận tải biển tại Đà Nẵng đang cố gắng quản lý, kiểm soát HĐKD của DN để duy trì HĐKD và cải thiện kết quả HĐKD của mình.
KTQT là một kênh cung cấp các thông tin chuyên nghiệp để hỗ trợ công tác quản lý trong việc hình thành chính sách, lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động như mục tiêu đã đề ra. KTQT đã được coi như một phần của quá trình quản lý, và bộ phận KTQT đã được xem như là cộng sự chiến lược quan trọng, trong đội ngũ quản lý của một tổ chức. Mặc dù, KTQT đã du nhập vào Việt Nam từ những năm 90, nhưng cho đến nay, mới chỉ có Thông tư số 53/2006/TT-BTC, ngày 12/6/2006 hướng dẫn cho các DN thực hiện KTQT. Việc xây dựng hệ thống KTQT trong phần lớn các DN vẫn còn rất xa vời.

KTQT phục vụ việc ra quyết định
Đối với KTQT, việc ra quyết định được hiểu là việc lựa chọn một phương án hành động trong nhiều phương án có thể thay thế, nếu không có phương án thay thế thì sẽ không có sự ra quyết định. Quyết định tốt nhất là quyết định đem lại doanh thu cao nhất với mức chi phí thấp nhất. KTQT giúp NQL lựa chọn phương án hành động tốt. Quá trình ra quyết định của NQL luôn có sự đóng góp của KTQT trong tất cả các giai đoạn:
– Xác định các phương án khác nhau của cùng một loại quyết định.
– Xây dựng dữ liệu cần thiết để có thể đánh giá các phương án.
– Phân tích và xác định kết quả của từng phương án.
– Chọn phương án hành động để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.
– Thực hiện phương án đã chọn.
– Tiến hành phân tích, đánh giá các kết quả có ảnh hưởng không tốt đến mục tiêu vào một thời điểm thích hợp trong quá trình thực hiện phương án đã lựa chọn.

Như vậy, có thể nhận thấy rằng tâm điểm của KTQT là nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định trong kinh doanh của DN. Dựa vào quan điểm KTQT thì có thể phân loại quyết định kinh doanh trong DN theo 2 cách: 1 là chiến lược và chiến thuật; 2 là ngắn hạn và dài hạn.
KTQT bao gồm một tập hợp các công cụ đã được chứng minh là hữu ích. trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến doanh thu và chi phí. Mặc dù có nhiều công cụ xuất hiện đơn giản trong tự nhiên nhưng chúng đã cung cấp được những giá trị đáng kể. Các công cụ đó được liệt kê như sau: (1) Dự toán Ngân sách kinh doanh toàn diện; (2) Ngân sách linh hoạt; (3) Phân tích phương sai; (4) Ngân sách vốn; (5) Phân tích gia tăng: Giữ lại hoặc thay thế; sản lượng gia tăng trong kinh doanh; phân tích tín dụng; phân tích nhu cầu; phân tích các khoản thù lao cho người bán hàng; phân tích năng lực; (6) Phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận; (7) Phân tích chi phí theo ứng xử; (8) Phân tích khả năng sinh lời trên vốn đầu tư; (9) Phân tích số lượng đơn hàng, (10) Phân tích đầu tư; (11) Phân tích báo cáo bộ phận.

Như vậy, tùy thuộc vào các yêu cầu của NQL để phục vụ cho mục tiêu ra quyết định mà KTQT sẽ sử dụng các công cụ, kỹ thuật của mình để thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích cho NQL. Vì các mục tiêu chiến thuật của nhà quản trị trong các DN và các trường hợp kinh doanh là khác nhau nên không có một quy định cụ thể (chung) nào về cách hình thức thực hiện, các văn bản, báo cáo KTQT mà sẽ được bộ phận KTQT xử lý phù hợp.

KTQT có nhiều vai trò linh hoạt như ghi chép, tính toán, tham gia chỉ đạo và giải quyết vấn đề (Simon, Kozmetsky, Guetzkow & Tyndall, 1955). Trong khi, vai trò ghi chép và tham gia chỉ đạo thường tập trung vào việc tuân thủ báo cáo và các quy tắc kiểm soát tương ứng, thì vai trò giải quyết vấn đề lại tập trung vào việc cung cấp các NQL đơn vị kinh doanh với các thông tin có liên quan để ra quyết định.
Nghiên cứu của M.Newman, C.Smart và I.Vertinsky (1989) cho rằng, nhiệm vụ chủ yếu của KTQT là lưu giữ và duy trì các hồ sơ tài chính cho người sử dụng trong và ngoài DN. Tuy nhiên, vào năm 1995 R.Kaplan xác định nhiệm vụ mới và vai trò của KTQT, Kaplan (1995) cho rằng, trong tương lai KTQT sẽ tham gia xây dựng và thực hiện các chiến lược công ty và thiết kế tổ chức hệ thống thông tin quản lý. Tương tự như vậy, Cooper (1996a, 1996b) cho rằng, KTQT cần phải phát triển kỹ năng thiết kế hệ thống và quản lý thực hiện, thay đổi và đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí tốt hơn trong quản lý chi phí. 

Các tài liệu KTQT khẳng định rằng, mục đích của KTQT là cung cấp thông tin để tạo điều kiện quản lý, ra quyết định phù hợp với một mục tiêu chiến lược của tổ chức (Anthony và Govindarajan năm 2001; Cheng và cộng sự năm 2003; Chong và Eggleton 2003). Nghiên cứu cho thấy, KTQT có tác động lớn trên chất lượng của các quyết định trong DN bằng cách gia tăng thông tin cho NQL. Do đó, họ có khả năng tổ chức và ra quyết định, để thực hiện mục tiêu mong muốn (Sprinkle 2003). 

Vai trò trong việc ra quyết định của KTQT, đã đòi hỏi KTQT phải nỗ lực thực hiện các công việc cụ thể, để cung cấp thông tin giúp NQL giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định (Horngren và cộng sự năm 2006;. Luft và Shields năm 2003; Spinkle 2003)

Các phát hiện qua kết quả khảo sát thực trạng
Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu trường hợp (Case Study) và đã tiến hành điều tra tại các DN vận tải biển trên địa bàn Đà Nẵng. Các DN này là những đơn vị có lĩnh vực hoạt động rộng  và có cách thức vận hành bộ máy khá chuyên nghiệp, trong ngành vận tải biển Đà Nẵng. Do đó, tính đại diện cho thông tin thu thập được sẽ cao hơn.
Công việc của bộ phận kế toán trong các DN này là tổ chức lưu chuyển chứng từ, lập chứng từ, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và xử lý các nghiệp vụ này thông qua phầm mềm kế toán. Cuối mỗi tháng, quý, giữa niên độ, cuối niên độ sẽ in ra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính một cách rõ ràng, trung thực. 

Hiện nay, tại phần lớn các DN này công tác KTQT vẫn chưa được triển khai áp dụng một cách cụ thể. Có một vài DN qua khảo sát đã cho biết đã áp dụng KTQT trong công tác kế toán của mình thể hiện qua việc đánh giá, phân tích sự biến động của các khoản doanh thu, chi phí, kết quả của DN và cùng với các phòng ban khác để tìm hiểu nguyên nhân biến động.

Qua quá trình phân tích kết quả thì có một số phát hiện sau:
– Công tác kế toán tại các DN vận tải biển Đà Nẵng trong những năm gần đây, chủ yếu là kế toán tài chính mà chưa đi vào triển khai thực hiện công tác KTQT. Có DN qua phỏng vấn thì đã cho biết có áp dụng KTQT nhưng công tác KTQT áp dụng tại DN này, vẫn còn đơn giản và chưa thực sự phát huy hết hiệu quả. Đây là do các DN vận tải biển Đà Nẵng chưa hiểu rõ về KTQT cũng như chưa biết đến lợi ích mà KTQT đem lại cho việc quản lý của lãnh đạo DN. Cũng có trường hợp, DN hiểu được lợi ích và tầm quan trọng của KTQT, nhưng cách tổ chức vận dụng vẫn chưa được triển khai hoặc chỉ áp dụng một phần nhỏ rất đơn giản nên hiệu quả chưa cao.

– Tại DN vận tải biển thì có rất nhiều dịch vụ và hoạt động nhưng các số liệu về chi phí sản xuất không được ghi nhận chi tiết cho từng dịch vụ, từng hoạt động mà chỉ ghi nhận tổng hợp theo các tài khoản kế toán hiện có. Kế toán của DN không tính toán và ghi nhận doanh thu, chi phí cho từng loại hoạt động nên không xác định được kết quả kinh doanh của từng loại hoạt động. 

– DN chưa thực hiện tốt công tác lập dự toán chi phí cho DN mà chủ yếu dừng lại ở việc lập kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận chung cho kỳ kinh doanh tiếp theo dựa vào số liệu của kỳ hiện tại và xu hướng kinh doanh trong kỳ đến. Số liệu để lập kế hoạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận lại dựa vào các số liệu tổng hợp của kế toán tài chính nên thông tin chi tiết dự toán về các khoản chi phí không có. Vì vậy, DN gặp khó khăn trong việc kiểm soát các khoản chi phí theo kế hoạch đã đề ra.

– Công tác tính giá thành hầu như bị bỏ qua mà hàng tháng lợi nhuận của DN vẫn đang được kế toán xác định bằng cách tập hợp tất cả doanh thu và chi phí lên các tài khoản kế toán tương ứng rồi lấy doanh thu trừ đi chi phí. 

– Kế toán của DN không thực hiện, việc xác định cụ thể doanh thu cho từng loại dịch vụ riêng biệt và không thực hiện phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong DN cho từng dịch vụ đó. Chính vì vậy, việc xác định dịch vụ nào có kết quả thấp ảnh hưởng đến DN nhiều nhất được thực hiện không chính xác và số liệu cung cấp cho việc lập kế hoạch, dự toán không được chính xác.

Trong điều kiện khó khăn hiện nay thì mục tiêu cắt giảm chi phí là một mục tiêu quan trọng hàng đầu, của các DN vận tải biển. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí trong các DN vận tải biển Đà Nẵng hiện nay, chủ yếu dựa vào quyết định cảm tính của NQL DN. Đó là, DN sẽ cắt giảm đối với tất cả những chi phí của DN mà không phân tích, tính toán thật cụ thể mức cắt giảm như thế nào và cắt giảm những khoản chi phí nào, để không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của DN. 

Một số trao đổi về vấn đề nghiên cứu
Do sự phức tạp trong các loại hình dịch vụ hoạt động của mình thì các DN vận tải biển tại Đà Nẵng cần áp dụng KTQT, để đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo DN. Để đáp ứng mục tiêu tiết kiệm chi phí mà vẫn hỗ trợ hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo thì DN có thể tổ chức thực hiện công tác KTQT một cách đơn giản. Công tác KTQT có thể giao luôn cho phòng kế toán tổ chức thực hiện dưới sự công tác, hỗ trợ thêm nhân viên phòng kinh doanh, phòng kế hoạch dựa trên cơ sở không làm phát sinh thêm chi phí và tận dụng được cơ sở vật chất vốn có của DN (con người, phần mềm…). Kế toán trưởng phụ trách tổ chức, triển khai công tác theo yêu cầu thông tin của NQL gồm những mảng:
– Tổ chức lại hệ thống tài khoản kế toán chi tiết và triển khai cho nhân viên, thực hiện ghi nhận số liệu theo các tài khoản đã quy định. Đặc biệt, đối với các tài khoản kế toán về doanh thu và chi phí sản xuất phải xây dựng chi tiết cho từng hoạt động, để các kế toán viên khi ghi nhận nghiệp vụ sẽ ghi nhận luôn vào các tài khoản chi tiết này, từ đó sẽ thuận lợi cho việc lập các báo cáo KTQT. 

– Tổ chức phân bổ chi phí: 
+ Đối với các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng như chi phí sản xuất chung không thể tổ chức hạch toán chi tiết ngay từ đầu cho từng đối tượng. Vì vậy, phải tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí này rồi sau đó phân bổ cho từng đối tượng theo tiêu thức nhất định (ví dụ như phân bổ theo doanh thu của từng dịch vụ…)
+ Đối với các khoản chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN thì cũng tiến hành phân bổ tương tự như chi phí sản xuất chung, nhưng nên phân bổ theo hệ số (DN xây dựng hệ số phân bổ phù hợp). 

– Tổ chức công tác tính giá thành của DN, để có thể xác định chính xác giá thành của một hoạt động. Từ đó có thể tính toán chính xác lãi, lỗ của một hoạt động nhằm phục vụ cho việc đánh giá kết quả hoạt động của NQL và ra quyết định nên cắt giảm chi phí cho hoạt động nào là hợp lý. 

– Tiến hành xác định giá cước dịch vụ của DN, trên cơ sở bù đắp toàn bộ chi phí và đáp ứng tỷ lệ lợi nhuận mong muốn. Đây là mức giá sử dụng trong DN để so sánh, đối chiếu với giá thị trường, nhằm hình thành một bảng giá cước vừa hợp lý vừa có tính cạnh tranh cho DN. Bên cạnh đó, DN cũng nên phân loại chi phí theo cách ứng xử (biến phí và định phí) để DN có thể cân nhắc hạ giá cước trong từng trường hợp cụ thể (nhằm tìm kiếm khách hàng) đến mức nào là có thể chấp nhận được. Có những thời điểm, nhu cầu của khách hàng rất ít nhưng DN vẫn phải cố gắng duy trì hoạt động thì có thể hạ giá cước đến mức tối thiểu là bù đắp được toàn bộ định phí và một phần biến phí của DN).

– Tổ chức kết hợp với phòng kinh doanh và phòng kế hoạch để lập dự toán, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán, kế hoạch để có thể thực hiện tốt hơn vào năm đến. Công tác này, phải được tất cả lãnh đạo các phòng ban tham gia xây dựng và xây dựng cho từng thời gian cụ thể (nên lập cho từng quý).
+ Lập kế hoạch doanh thu cụ thể, chi tiết cho từng hoạt động dựa vào số liệu hiện tại, kết hợp với thông tin về thị trường và công suất của DN do các phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng khai thác. 
+ Lập kế hoạch và dự toán chi phí: Dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được lập cho từng hoạt động, dựa trên định mức nguyên vật liệu đã quy định của DN kết hợp với kế hoạch doanh thu đã lập. Dự toán chi phí nhân công và chi phí sản xuất, chúng được lập cho từng hoạt động dựa vào số liệu năm hiện tại và kế hoạch doanh thu của DN.
+ Phải tiến hành phân tích số liệu kế hoạch với số liệu thực tế đạt được vào cuối mỗi quý để có điều chỉnh thích hợp, kịp thời cho những quý tiếp theo và kiểm soát tốt hoạt động của DN đi đúng kế hoạch đã đề ra.

– Tổ chức hệ thống báo cáo, nhằm cung cấp thông tin mà quản lý yêu cầu như: Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng hoạt động. báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu chi tiết cho từng hoạt động, báo cáo thình hình thực hiện chi phí nhân công, báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung, báo cáo tình hình thực hiện chi phí quản lý DN,… /.

Tài liệu tham khảo

1. Thông tư số 53/2006/TT-BTC.
2. Kenneth R.Goosen (2008), Management Accounting a Venture Into Decision Making, Micro Business Publications, p 16-30.
4. Cheng, M. M., P. F. Luckett, and A. D. Schulz. 2003. The effects of cognitive style diversity on decision-making dyads: an empirical analysis in the context of a complex task. Behavioral Research in Accounting 15: 39– 62.
5. Fitsum Kidane, (2012), Decision making and the role of management accounting function, JournalofRadix International EducationalandResearch Consortium, Volume 1, Issue 4 (April 2012), p. 16-25
6. Kaplan, Robert. 1995, “New Roles for Management Accountants,” Journal of Cost Management Fall, p. 6–13
…