(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T3/2017)

Nhận ngày: 26/02/2017
Biên tập ngày: 04/3/2017
Duyệt đăng: 13/3/2017

Trên thực tế, việc bỏ sót chi phí là hiện tượng thường gặp ở một số doanh nghiệp (DN) có nhiều nghiệp vụ phát sinh. Việc hạch toán đủ, đúng và kịp thời các chi phí phát sinh trong kỳ không chỉ là nhiệm vụ của người làm kế toán, mà còn có tác động tích cực tới việc lập báo cáo thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ nộp thuế cho DN. Trong một số trường hợp, việc bỏ sót chi phí hoặc kê khai chậm chi phí có thể gây ra những rủi ro về số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp. Theo quy định của Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT), nếu kế toán bỏ sót kê khai chi phí đầu vào phát sinh trong kỳ thì có thể kê khai khấu trừ thuế GTGT bổ sung cho các kỳ sau. Tuy nhiên, chi phí ghi trên các tờ hóa đơn (HĐ) GTGT bị bỏ sót của các kỳ trước lại không được hạch toán vào chi phí được trừ, khi tính thuế TNDN của kỳ khai thuế GTGT khấu trừ bổ sung. Ví dụ, một tờ hóa đơn GTGT mua hàng phát sinh vào ngày 29/12/N, vì lý do nào đó, mà tờ HĐ đó bị bỏ quên và đến tháng 2/N+1 kế toán mới phát hiện thì vẫn có thể kê khai khấu trừ bổ sung cho tháng 2/N+1. Tuy nhiên, tờ HĐ đó không được hạch toán chi phí được trừ cho tháng 2/N+1. Như vậy, HĐ bị bỏ sót hay chậm kê khai đầu vào có thể làm tăng nghĩa vụ nộp thuế TNDN cho DN. ở một góc độ khác, nhiều chi phí trên thực tế là có phát sinh. Tuy nhiên, những chi phí này lại không có HĐ chứng từ (CT) đầy đủ, thành thử, không thể đưa các chi phí đó vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Do vậy, để cân đối thu chi và tối ưu hóa nghĩa vụ nộp thuế cho DN mà vẫn đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, không vi phạm pháp luật, kế toán cần dựa vào một số dấu hiệu sau, để kiểm tra tính đầy đủ của HĐ CT phát sinh trong kỳ.

Summary
In fact, cost omission is a common phenomenon in a number of enterprises which have incurred transactions. The accounting of cost incurred in period in a full, accurate and timely manner is not only the task of accountants, but also positively affects the tax report preparation and optimizes the tax payment obligation of the enterprise. In some cases, the cost omission or late expenses declaration may cause risks of the amount of payable corporate income tax (CIT). According to the provisions of Tax Management Law, if Accountant omits to declare input cost arising in the period, this cost can be declared to deduct additional value added tax (VAT) for the following periods. However, the cost indicated on omitted VAT invoices from previous periods does not accounted as deductible cost when calculating CIT of the period with additionally deductible VAT declaration. In other aspect, many costs are actually incurred, but they do not have sufficient invoices or vouchers, so, it can take these costs into deductible costs when calculating CIT. Therefore, to balance profit and loss and optimize enterprises tax payment obligation while ensuring the rationality, legality and not violating the law, Accountant should be based on a number of signs to check the sufficiency of invoices and vouchers arising in the period.
Key words: Invoice, voucher; Cost; Tax Accountant.

Một là, Dựa vào tần suất xuất hiện hoặc tính đều đặn của chi phí
Thông thường, có một số khoản chi phí xuất hiện đều đặn hàng tháng và mang tính thường xuyên hoặc cố định như: Tiền thuê văn phòng, thuê kho, điện, nước, điện thoại, xăng dầu, chi công tác phí,… Nếu cuối mỗi kỳ kế toán không thấy các HĐ, CT liên quan đến các khoản chi mang tính thường xuyên đó thì cần phải đôn đốc các bộ phận, cá nhân có liên quan hoàn thành nhiệm vụ thu gom HĐ, CT về Phòng kế toán trước kỳ hạn khai thuế trong kỳ.

Trên thực tế, có những DN đã nộp xong Báo cáo tài chính (BCTC) (khoảng tháng 2/tháng 3 năm sau) thì hàng loạt HĐ của tháng 12 ở đâu đó bắt đầu xuất hiện. Nhiều kế toán cho rằng, cơ quan thuế đã gỡ bỏ thời hạn kê khai khấu trừ thuế GTGT nên thoải mái khai thuế GTGT khấu trừ bổ sung và hạch toán chi phí cho năm sau. Như vậy, việc khai khấu trừ thuế GTGT bổ sung là không sai nhưng việc hạch toán chi phí lại không đúng quy định. Kế toán nên nhớ rằng, Nhà nước cho phép kế toán kê khai khấu trừ thuế GTGT bổ sung khi phát hiện HĐ chưa kê khai nhưng Cơ quan thuế lại khống chế thời gian hạch toán. Nếu kế toán không hạch toán đúng năm phát sinh chi phí thì chi phí đó sẽ bị Cơ quan thuế loại bỏ. Về vấn đề này, có những kế toán trên thực tế lại cố làm cho số liệu trên Sổ kế toán khớp với Tờ khai thuế theo cách nghĩ: “Nếu chưa kê khai thì chưa dám hạch toán”. Bởi vậy, để tránh những quan điểm sai lầm này, kế toán cần phải hạch toán đúng thời điểm (không được dớt niên độ), còn việc HĐ về sau hay bị quên thì kỳ sau cứ việc kê khai bổ sung. Kế toán cần phải lưu ý rằng, khi Nhà nước quy định về niên độ kế toán thì điều đó có nghĩa là tất cả các HĐ, kể cả doanh thu lẫn chi phí thuộc về năm nào thì phải hạch toán đúng năm đó.

Như vậy, tình trạng những bộ phận, cá nhân có liên quan đến các nghiệp vụ mua bán không chuyển HĐ, CT một cách nhanh chóng, kịp thời đòi hỏi kế toán /DN cần phải xây dựng Bộ quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ để Giám đốc thông qua, trong đó có quy định về thời gian và nghĩa vụ nộp CT, quy định chế tài xử lý các vi phạm về việc chậm nộp CT. Các biện pháp tài chính hữu hiệu về chế tài xử lý có thể là: Từ chối thanh toán nếu chưa có đủ chứng từ, trừ lương, trừ thưởng cuối năm nếu cá nhân có liên quan không nộp đủ chứng từ kịp thời, đúng hạn.

Hai là, Dựa vào bộ HĐ, CT của lô hàng
Một số lô hàng trong quá trình mua bán trong nước hoặc xuất nhập khẩu thường phát sinh bộ CT. Do vậy, khi kiểm tra bộ CT, nếu thấy thiếu một CT nào đó so với lô hàng trước thì kế toán cần phải đôn đốc các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan nhanh chóng gửi CT về Phòng kế toán, để hạch toán và khai thuế kịp thời. Trên thực tế, có rất nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến việc mua sắm một lô hàng. Các CT này nằm rải rác ở nhiều khâu, nhiều bộ phận và liên quan đến nhiều người. Ví dụ, một lô hàng nhập khẩu phát sinh bộ CT gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng ngoại thương, Invoice, Packing List, CT nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu (NK), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) (nếu có), các loại chi phí, lệ phí liên quan đến hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng về kho của DN, phí cầu đường, CT thanh toán điện chuyển tiền quốc tế, phí chuyển tiền,… Những chi phí liên quan đến một nghiệp vụ mua hàng hoặc nhập khẩu cần được thu gom đầy đủ trước khi hạch toán, tránh hiện tượng kế toán vội nhập số liệu vào sổ và phần mềm kế toán khi bộ CT chưa đầy đủ. Thực tế, có những kế toán nhập số liệu vào sổ và phần mềm ngay sau khi nhận được HĐ và CT thanh toán với nhà cung cấp. Tuy nhiên, một thời gian sau lại xuất hiện một vài CT liên quan đến lô hàng trên gửi về Phòng kế toán như: HĐ vận chuyển, phí, lệ phí cầu đường, HĐ thanh toán tiền thuê kho bãi,… Tại thời điểm này, lô hàng trên đã xuất kho đưa vào sản xuất hoặc đã xuất bán và ghi nhận giá vốn nên kế toán không biết “cắm” các chi phí đó vào đâu, thành thử, đành phải đẩy vào 641 hoặc 642. Hạch toán như vậy là sai nguyên tắc và sau này sẽ bị Cơ quan thuế xuất toán những chi phí “vu vơ” không theo nghiệp vụ mua bán cụ thể nào. Theo quy định, giá nhập kho vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định (TSCĐ) là giá mua và các khoản chi phí liên quan tới hoạt động mua hàng. Do vậy, kế toán nên nhớ rằng, chừng nào bộ CT chưa đầy đủ thì chưa nên ghi sổ hoặc nhập số liệu vào phần mềm kế toán, tránh tình trạng hạch toán không đúng một số chi phí sẽ bị Cơ quan thuế xuất toán sau này.

Ba là, Dựa vào định mức sản xuất hoặc dự toán công trình
Định mức hoặc dự toán kết hợp với sản lượng sản xuất hoặc khối lượng công việc hoàn thành trong kỳ là căn cứ xác định nhu cầu về từng loại vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ đó. Do vậy, kế toán cần phải dựa vào định mức, dự toán và sản lượng sản xuất để kiểm tra về mặt HĐ, CT xem loại vật tư nào thừa, loại nào thiếu, để có kế hoạch bổ sung HĐ vật tư đang còn thiếu, không được lấy chi phí đầu vào của loại vật tư này bù cho vật tư kia. Trên thực tế, nhiều kế toán không nắm được quy trình và công thức sản xuất hàng hóa, dịch vụ của đơn vị mình, trong khi hiện tượng DN mua vật liệu ở một nơi nhưng lại lấy HĐ ở một nơi khác. Điều này dẫn đến hiện tượng, DN lấy HĐ đầu vào một cách bừa bãi, không phù hợp với nhu cầu vật liệu thực tế. Đây là một trong những lỗi rất căn bản nhưng thường gặp của các cán bộ thuế khi đi quyết toán thuế tại các DN. Hậu quả của vấn đề này là những HĐ với số lượng “vống” lên so với nhu cầu thực tế sẽ bị cơ quan thuế xuất toán, và do đó DN sẽ bị truy thu thuế TNDN, thuế GTGT và bị nộp phạt vì hành vi mua khống số lượng trên HĐ, hoặc thậm chí DN còn bị phạt nặng vì tội mua bán HĐ bất hợp pháp.

Như vậy, kế toán nên nhớ rằng, trường đại học chỉ trang bị những nguyên lý kế toán cơ bản và chung nhất đối với tất cả loại hình DN. Do đó, khi ra thực tế, kế toán cần phải tìm hiểu đặc thù, quy trình và công thức sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, từ đó mới có kiến thức kiểm tra tính hợp lý của các HĐ đầu vào, biết cân đối thu chi và biết “thiết kế” chi phí hợp lý.

Bốn là, Dựa vào tốc độ tăng trưởng doanh thu để ước lượng /thiết kế chi phí đầu vào
Trong một số lĩnh vực kinh doanh, bằng kinh nghiệm thực tiễn của mình, nhiều kế toán / chủ DN có thể ước lượng được tỷ lệ từng loại chi phí trên doanh thu bán hàng, dựa trên quy luật hoặc tính cố định của từng loại chi phí. Đây cũng là một căn cứ để tham khảo và liên hệ với tổng chi phí thực tế, nhằm có sự tập hợp bổ sung HĐ chi phí, để đề phòng bỏ sót HĐ ở khâu nào đó. Ví dụ, đối với những DN kinh doanh vận tải hành khách, chi phí xăng dầu bình quân chiếm từ 35- 40% doanh số. Khi doanh số của các kỳ thay đổi, kế toán có thể dựa vào khoảng tỷ lệ chi phí bình quân để so sánh với thực tế xem HĐ xăng dầu trong kỳ đã đủ hay còn thiếu để có kế hoạch bổ sung kịp thời.

Kế toán nên nhớ rằng, cơ quan thuế bằng kinh nghiệm quyết toán thuế cho rất nhiều DN, họ đã xây dựng được tỷ lệ một số loại chi phí đầu vào so với tổng chi phí hoặc so với tổng doanh thu cho các ngành nghề hay lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Do vậy, nếu kế toán không nắm được “phạm vi tỷ lệ chi phí phù hợp” mà “chế” chi phí một cách thiếu căn cứ thì những chi phí đó sẽ bị xuất toán khi DN bị thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Như vậy, khi biết được “phạm vi tỷ lệ chi phí phù hợp” của một loại chi phí nào đó, mà thực tế chi phí đó của DN còn thấp hơn “phạm vi” trên thì kế toán có thể mạnh dạn bổ sung loại chi phí đó, nhằm tối đa chi phí được trừ cho DN.

Năm là, Dựa vào sổ theo dõi nợ HĐ đầu vào
Trên thực tế, hiện tượng mua bán chịu diễn ra rất phổ biến tại các DN. Điều này đã gây ra những hệ lụy không hề nhỏ đối với những người làm công tác kế toán. Việc theo dõi tình hình công nợ và thu gom CT cho đúng kỳ phát sinh là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của công tác kế toán. Thông thường, khi mua chịu các yếu tố đầu vào thì người bán sẽ không xuất HĐ, họ chỉ xuất HĐ khi người mua đã thanh toán hết tiền hàng, thậm chí có những trường hợp người mua đã thanh toán nhưng người bán vẫn nợ HĐ,… Về vấn đề này, kế toán cần phải mở riêng sổ theo dõi việc nợ HĐ và thời hạn thu hồi HĐ, nhằm đảm bảo HĐ không bị bỏ sót, không về quá muộn, hoặc thậm chí về sau niên độ kế toán, không được viết sai thời điểm. Nếu vấn đề trên không được kiểm soát chặt chẽ thì kế toán sẽ vi phạm một nguyên tắc rất cơ bản đó là Bán trước – Mua sau, hoặc chi phí đầu vào phát sinh sau so với khoảng thời gian sản xuất hay thời gian thi công công trình. Đây là một nghịch lý, để cơ quan thuế có cơ sở bác bỏ những HĐ chi phí đầu vào phát sinh không đúng thời điểm và hạch toán không đúng niên độ kế toán.

Như vậy, khi mua hàng kế toán cần phải lưu ý một số điều sau:
– Thứ nhất, tìm nhà cung cấp có thể xuất đầy đủ HĐ, CT hợp pháp, kịp thời. Điều này trên thực tế, rất nhiều DN đã vi phạm. Vì ham mua rẻ nên nhiều DN mua các yếu tố đầu vào từ người bán không có tư cách pháp nhân hoặc mua các yếu tố đầu vào không có nguồn gốc xuất xứ (hàng lậu) nên người bán không xuất được HĐ. Trong trường hợp này, người bán có thể hẹn xuất trả HĐ cho người mua vào một dịp khác thông qua việc nhờ một DN khác xuất hộ HĐ, hoặc người mua có thể tự tìm một DN khác để mua HĐ đầu vào. Đây là một hiện tượng khá phổ biến ở một số lĩnh vực sản xuất kinh doanh hiện nay. Hậu quả là, rất dễ xảy ra tình trạng bộ CT không ăn khớp, ngày tháng trên HĐ bị ghi sai kỳ phát sinh, tệ hại hơn là dính HĐ bất hợp pháp,… Những HĐ, CT như vậy, tiềm ẩn rủi ro rất lớn và rất dễ bị cơ quan thuế xuất toán khi DN bị kiểm tra, thanh tra và quyết toán thuế.

– Thứ hai, trong trường DN đi mua chịu, người bán chỉ viết HĐ khi DN thanh toán hết tiền. Trong trường hợp này, người mua nên tạm ứng trước tiền thuế GTGT để yêu cầu người bán viết HĐ, không xé khỏi cuống mà photo các liên của tờ HĐ đó đem về kê khai và hạch toán cho kịp kỳ phát sinh. Khi nào bên mua thanh toán hết số tiền thì yêu cầu bên bán xé trả tờ HĐ (liên 2) cho bên mua. Cách làm như vậy, sẽ đảm bảo được yêu cầu HĐ về sau nhưng cả người mua và người bán đều hạch toán đúng kỳ phát sinh.

Sáu là, Dựa vào hợp đồng kinh tế mua vào
Nhiều hợp đồng kinh tế mua vào đã xác định giá trị thực hiện nhưng trên thực tế lại có phát sinh thêm, nếu kế toán không bám sát được diễn biến thực hiện hợp đồng sẽ dẫn đến tình trạng tập hợp thiếu HĐ chi phí. Kế toán lưu ý rằng, trong các trường hợp số lượng, chủng loại các yếu tố mua vào thực tế có thể nhiều hơn hoặc ít hơn so với hợp đồng ban đầu thì bên mua và bên bán cần phải bổ sung Phụ lục hợp đồng để điều chỉnh giá trị thực hiện. Trong trường hợp này, giá trị ghi trên HĐ và CT thanh toán phải khớp với giá trị ghi trên Hợp đồng và Phụ lục hợp đồng. Nếu các con số đó có sự chênh lệch, thì kế toán cần phải điều chỉnh sao cho chúng ăn khớp với nhau. Khi kế toán làm được như vậy, thì mới đảm bảo tính logic của bộ CT và tránh được hiện tượng bỏ sót chi phí.

Ngoài ra, trên thực tế, Bên mua có thể tạm ứng cho Bên bán nhưng do chưa đối chiếu được công nợ nên Bên bán chưa xuất HĐ. Kế toán nên đặt ra một thời hạn cụ thể để yêu cầu Bên bán xuất trả HĐ cho kịp thời, sau khi hai bên chốt xong công nợ thì xuất tiếp HĐ theo giá trị còn lại. Trường hợp này, kế toán cần phải thỏa thuận với nhà cung cấp về việc tạm ứng và xuất trả HĐ đúng ngày.

Bảy là, Dựa vào Hợp đồng kinh tế bán ra
Trên thực tế, nhiều hợp đồng xây dựng, cung cấp dịch vụ, bán hàng đã thực hiện gần xong hoặc đã xong nhưng các chi phí đầu vào lại chưa xuất hiện. Đây là dấu hiệu để kế toán khẩn trương đôn đốc thu hồi HĐ đầu vào từ các bộ phận, cá nhân có liên quan. Nhiều trường hợp, cán bộ mang HĐ về nhà, quên chưa làm thủ tục thanh toán với Công ty nên kế toán không hay biết có HĐ chi phí. Để xử lý được hiện tượng này, DN cần phải ban hành quy chế quy định chế tài xử phạt các hành vi chậm nộp hay làm mất HĐ, CT và kế toán phải bám sát Sổ theo dõi việc nợ HĐ và thời hạn thu hồi HĐ.

Ngoài ra, kế toán cần phải đọc và đối chiếu giữa giá trị ghi trên hợp đồng và giá trị viết HĐ, nếu có sự chênh lệch thì cần phải có dẫn chiếu để diễn giải sự chênh lệch số liệu của bộ CT (như Phụ lục hợp đồng, Biên bản đối chiếu công nợ,…). Nhiều kế toán không đọc hợp đồng nên xảy ra tình trạng: Giá trị ghi trên hợp đồng nhỏ hơn giá trị ghi trên HĐ, vì thực tế, Bên mua và Bên bán có thể giao dịch ít hơn so với hợp đồng đã ký, hoặc Bên mua chưa thanh toán hết tiền hàng nên Bên bán chưa xuất hết HĐ. Trong trường hợp này, dù như thế nào thì cơ quan thuế vẫn có quyền áp đặt chi phí theo con số nhỏ nhất giữa hợp đồng và HĐ. Kết quả là, chi phí của kỳ đó sẽ giảm đi so với con số thực tế mà DN đã hạch toán và do đó lợi nhuận kỳ đó sẽ tăng lên so với con số đã báo cáo.

Vậy kế toán cần phải nắm chắc một số nội dung ghi trong Hợp đồng như: Giá trị thực hiện, thời hạn hoàn thành hợp đồng, thời hạn thanh toán….Để kịp thời điều chỉnh, bổ sung giá trị ghi trên HĐ và các CT liên quan cho phù hợp.

Tám là, Dựa vào các khoản chi phí thực tế nhưng không có HĐ
Trên thực tế, có nhiều khoản chi phí phát sinh nhưng lại không có HĐ. Do vậy, kế toán cần phải phân loại chi phí và lựa chọn đối tác có HĐ hoặc liên hệ với cơ quan thuế để mua HĐ lẻ, bù cho các khoản chi phí mà người bán không có HĐ. Đây là hiện tượng khá phổ biến tại các DN, tuy nhiên, rất nhiều kế toán không biết xử lý như thế nào để đưa các khoản chi không có HĐ vào chi phí được trừ.

Ví dụ, một Công ty xây dựng đang trong thời gian thi công gấp rút để đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của chủ đầu tư, tuy nhiên, đội thợ của Công ty không đủ về số lượng để đảm bảo tiến độ. Công ty phải thuê thêm một đội thợ bên ngoài, người đại diện của đội thợ (chủ cai công) không có tư cách pháp nhân. Khi đó, chi phí mà Công ty thanh toán với người cai công cho cả đội thợ thuê ngoài sẽ không có HĐ. Do vậy, chi phí này rất khó để bảo vệ với cơ quan thuế là chi phí thực tế để được đưa vào chi phí được trừ. Trong trường hợp này, kế toán có thể xử lý theo cách sau:
Công ty thuê nhân công cùng với chủ cai thầu đem bộ hồ sơ (gồm: 1-Hợp đồng khoán nhân công; 2- Biên bản thanh lý hợp đồng; 3- CMTND của người mua) ra Cơ quan thuế để mua HĐ lẻ . Trường hợp này, Cơ quan thuế sẽ thu hai loại thuế (1- Thuế VAT = Tổng doanh thu nhân công x 50% x 10% ; 2- Thuế TNCN = Tổng doanh thu nhân công x 27% x 10%), chi phí mua HĐ lẻ của Cơ quan thuế là do hai bên tự thỏa thuận.

Tóm lại, đã là Công ty thì khi mua hàng, dù ít hay nhiều, kế toán vẫn phải yêu cầu các bộ phận, cá nhân liên quan đến hoạt động mua bán phải lấy đầy đủ HĐ và các CT liên quan. Mặc dù ở đâu đó trong Luật thuế có qui định là: Nếu bán hàng có giá trị dưới 200 ngàn đồng mà người mua không lấy HĐ thì người bán không nhất thiết phải viết HĐ. Nhưng Luật thuế lại có quy định: Sau mỗi ngày bán hàng, người bán phải tổng hợp lại số khách hàng trong ngày không lấy HĐ để lập bảng kê và viết chung một tờ HĐ, lưu tại cuống. Điều này có nghĩa là, người mua không lấy HĐ thì người bán vẫn phải viết HĐ và khai báo doanh thu. Về phía người mua, nếu mua hàng mà không lấy HĐ và các CT liên quan (phiếu thu, phiếu xuất kho,…) thì cho dù chi phí đó là có thật nhưng kế toán cũng không thể có căn cứ để kê khai thuế GTGT được khấu trừ và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chín là, Dựa vào việc so sánh đối chiếu giữa Tờ khai thuế với Sổ kế toán.
Trên thực tế, thông thường kế toán nhập bộ CT vào phần mềm trước rồi kết xuất ra Excell để Upload vào phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế, làm như vậy sẽ ít bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, đôi khi vì vấn đề thời gian mà kế toán có thể nhập bộ CT vào phần mềm Hỗ trợ khai thuế hoặc Bảng kê trên Excell trước, để nộp cho đúng hạn và nhập vào phần mềm kế toán sau (vì nhập vào phần mềm kế toán lâu hơn so với nhập trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế /Bảng kê trên Excell). Với cách làm như vậy, rất dễ xảy ra hiện tượng chênh lệch số liệu giữa Sổ sách trên phần mềm và Tờ khai thuế vì có sự nhầm lẫn nào đó. Để tránh hiện tượng này, kế toán cần phải đối chiếu giữa Tờ khai thuế GTGT với sổ cái TK 133, 3331, 511, 711 nhằm phát hiện ra các khoản chênh lệch và HĐ liên quan bị nhập sai sót. Thông qua các bước kiểm tra đó, sẽ góp phần đảm bảo sự đầy đủ, chính xác về chi phí đầu vào cho DN. Đồng thời, cũng đảm bảo đúng ngày tháng theo quy định về phát hành HĐ.

Mười là, Dựa vào các chính sách bán hàng, các chương trình khuyến mại, chiết khấu và các thủ tục có liên quan.
Trên thực tế, tại các DN kinh doanh các mặt hàng có tính cạnh tranh cao, Phòng kinh doanh thường có rất nhiều “thủ thuật bán hàng” thông qua việc thay đổi liên tục các chính sách bán hàng. Với những DN đó, kế toán cần phải lưu các chính sách bán hàng trong “bộ hồ sơ chính sách bán hàng” được lưu tại Phòng kế toán, để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế về các chi phí liên quan đến chính sách bán hàng. Nếu DN bán hàng có thưởng, khuyến mại, chiết khấu,… mà không được thể hiện thành văn bản thì những chi phí đó sẽ bị cơ quan thuế bác bỏ. Đặc biệt, nếu DN thường xuyên có chính sách khuyến mại thì cần phải đăng ký với Sở Công thương về các chương trình khuyến mại đó. Như vậy, chính sách bán hàng cũng là một căn cứ để xác định được thêm các yếu tố chi phí bán hàng và tính hợp lý của chi phí, đảm bảo phù hợp với qui định của Nhà nước.

Tóm lại, việc kiểm tra, rà soát các chi phí bị bỏ sót trong DN có thể dựa vào rất nhiều căn cứ. Tùy thuộc vào kinh nghiệm, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh mà kế toán có thể đưa ra những dấu hiệu khác nhau, để phát hiện HĐ chi phí bị bỏ sót. Trên đây là một vài chia sẻ mang tính chất cá nhân. Tác giả rất mong được đồng nghiệp, bạn đọc cùng nhau suy ngẫm và đưa ra những đóng góp, để vấn đề này được hiểu một cách toàn diện và thấu đáo hơn./.

Tài liệu than khảo

– Ths. Nguyễn Quốc Hưng;
-Email: hungthinh99@gmail.com
– Đơn vị công tác: Khoa Kế toán – Trường Đại học Lao động – Xã hội
– Lĩnh vực nghiên cứu: Kế toán Quản trị, Kế toán Thuế
– Các bài báo đã đăng tải:
1- Kế toán quản trị và phân tích cơ hội kinh doanh, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, Số 3/2014 (126), trang 29, 30, 40.
2- Vai trò của giá thành sản phẩm đối với việc ra quyết định của nhà quản trị, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán; Số 4/2014 (127), Trang 37, 38 và tiếp theo Số 5/2014 (128), trang 16, 17.
3- Đặc điểm của thông tin kế toán quản trị với chiến lược kinh doanh của DN tại Việt Nam, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán; Số 1+2/2015 (136 + 137), trang 51, 52, 53.