(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T10/2018)
1. Khái quát về kế toán quản trị hàng tồn kho trong DN
Kế toán quản trị (KTQT) hàng tồn kho (HTK) là một bộ phận của KTQT, cung cấp các thông tin cần thiết, cụ thể, kịp thời, thích hợp cho các hoạt động quản trị HTK trong doanh nghiệp (DN). KTQT HTK không chỉ cung cấp thông tin quá khứ mà còn cung cấp những thông tin định hướng (dự toán) nhằm giúp cho nhà quản trị dễ dàng phân tích, đánh giá và ra các quyết định thích hợp”.
KTQT HTK luôn luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, tuy nhiên tác dụng cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau sẽ khác nhau, tuỳ thuộc vào việc xây dựng và khai thác hệ thống kế toán đó. Các DN ở các nước phát triển trên thế giới đã xây dựng hệ thống KTQT HTK hiện đại, cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị nội bộ để trợ giúp họ trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch HTK. Để đưa ra được phương án kinh doanh mang lại lợi nhuận tối ưu trước hết DN phải nắm vững những quy luật của thị trường, ngoài ra DN còn phải biết cách phát huy, tận dung tối đa những nguồn lực có sẵn, tìm ra một số giải pháp quản lý khoa học phù hợp với cơ cấu tổ chức riêng của mình. Do vậy, việc tổ chức KTQT HTK luôn là sự quan tâm hàng đầu của nhiều DN và được vận dụng vào công tác quản lý của họ, bởi KTQT có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích, linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả phục vụ tốt cho quá trình quản lý kinh doanh của DN.
Tuy nhiên cho đến nay, hệ thống kế toán Việt Nam trong đó có KTQT còn khá nhiều điểm bất cập so với nhiều quốc gia. Theo kết quả khảo sát sơ bộ của tác giả, các DN biết đến và áp dụng KTQT ở mức độ đơn giản khoảng 23%; có tới 61% DN được khảo sát đều trả lời là biết nhưng không áp dụng, còn lại là chưa biết đến. Việc nhận thức và quá trình tổ chức KTQT trong điều kiện và môi trường của các DN Việt Nam, đặc biệt là tổ chức KTQT HTK còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những hạn chế bởi một số nguyên nhân chủ yếu như: Các DN có áp dụng KTQT nhưng mô hình áp dụng chưa khoa học và hợp lý, nhà quản trị chưa quan tâm nhiều đến việc áp dụng KTQT trong DN, trình độ người làm KTQT chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản lý…
2. Vai trò của KTQT HTK với quản trị DN
Trong giai đoạn hiện nay khi Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới và khu vực thì kế toán nói chung và KTQT nói riêng là yếu tố rất quan trọng để tạo nên sức mạnh cho các DN. Vai trò của KTQT HTK đối với DN được thể hiện trên các phương diện khác nhau, cụ thể:
2.1. Trên phương diện chức năng quản trị
– Đối với chức năng lập kế hoạch: lập kế hoạch là công việc quan trọng của quản trị DN, nó liên quan đến việc xây dựng một con đường đi đến mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể của đơn vị. Các DN thường xây dựng kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động. KTQT HTK có vai trò quan trọng đối với quá trình lập 2 loại kế hoạch này. Các kế hoạch chiến lược thường có tầm nhìn dài hạn, xác lập các mục tiêu tài chính dài hạn. KTQT HTK cung cấp các thông tin tài chính hiện tại và có tính chất dự báo có độ chính xác khá cao phục vụ cho công việc này. Trong khi đó kế hoạch hoạt động thường liên quan đến các công việc hàng ngày. Thông tin KTQT HTK về từng loại hàng, từng bộ phận hoạt động, từng loại sản phẩm ở các thời điểm cụ thể sẽ rất hữu ích cho việc lập kế hoạch này. Thông qua thông tin của KTQT HTK cung cấp, các nhà quản lý có cơ sở để phân bổ ngân sách phù hợp cho các hoạt động sản xuất, dự trữ, bán hàng, đầu tư nhằm đảm bảo cho sự an toàn và phát triển của DN. Để đạt được các mục tiêu đó, KTQT sẽ xem xét các dữ liệu lịch sử phục vụ cho dự đoán chi phí HTK trong tương lai. KTQT HTK có thể dự kiến những thách thức đối với hoạt động của DN, giúp nhà quản trị sẵn sàng đối phó với các rủi ro có thể xảy ra liên quan đến HTK.
– Đối với chức năng tổ chức thực hiện: nhà quản trị khi chỉ đạo thực hiện luôn phải dựa trên kế hoạch hoạt động đã được đề ra. Đồng thời, muốn chỉ đạo, các nhà quản trị DN cũng cần phải có thông tin cập nhật về mọi hoạt động của đơn vị trên các khía cạnh, địa điểm, đối tượng liên quan. Trong quá trình thực hiện, KTQT luôn thường xuyên theo dõi, quản lý về mặt số lượng, giá trị để cung cấp những thông tin kịp thời cho nhà quản trị nhằm quản lý HTK, góp phần tránh thất thoát, giảm thiểu chi phí và nắm bắt thị trường để có kế hoạch trích lập dự phòng cho những HTK có khả năng bị giảm giá, phản ánh đúng giá trị thuần của mỗi loại hàng. Bên cạnh đó, việc trình bày thông tin trong các báo cáo HTK bao gồm các khía cạnh tài chính và phi tài chính của công ty ở các thời điểm khác nhau theo yêu cầu quản trị làm cho công việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch của các giám đốc trong quản trị DN sẽ dễ dàng hơn.
– Đối với chức năng kiểm soát và đánh giá: Kiểm soát là việc xác định và khen thưởng các công việc /hoạt động mang lại kết quả theo mục tiêu cũng như phát hiện và sửa chữa những sai sót, sai phạm. Khi kiểm soát, đánh giá, các DN cần xác định các tiêu chí đánh giá và đo lường. Đo lường giúp so sánh kế hoạch với kết quả thực hiện. KTQT HTK có vai trò quan trọng trong việc đo lường và đánh giá kết quả của đơn vị. Các công cụ tính toán chỉ tiêu liên quan đến HTK của KTQT như vòng quay HTK, tỷ trọng HTK… có thể giúp cung cấp thông tin về khả năng tài chính, mức độ đáp ứng tài chính, chi phí cơ hội, thu nhập được giữ lại và các chi phí liên quan đến việc tăng nguồn tài chính từ bên ngoài. KTQT HTK sẽ cho biết bộ phận nào, khi nào, vấn đề nào có sự chậm trễ, vi phạm kế hoạch để các cấp quản trị có hành động phù hợp. Đồng thời, từ việc sử dụng các thước đo tài chính và phi tài chính, KTQT HTK sẽ giúp nhà quản trị nhận diện cũng như đánh giá kết quả thực hiện công việc, những vấn đề tồn tại phục vụ đắc lực cho việc lập kế hoạch kỳ tiếp theo.
– Đối với chức năng ra quyết định: Thông tin KTQT HTK là nhân tố đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến HTK của nhà quản trị DN. Quá trình ra quyết định của nhà quản trị là việc lựa chọn từ nhiều phương án kinh doanh khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán. Để có thông tin cho việc ra quyết định, KTQT HTK sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu. Các thông tin này có thể diễn đạt dưới nhiều hình thức như: mô hình toán học, đồ thị, bảng so sánh…. để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng, kịp thời. Thông qua các báo cáo về HTK như: báo cáo tồn kho, báo cáo lượng đặt hàng tối ưu, báo cáo tình hình dự trữ vật tư theo tiến độ sản xuất,… sẽ cung cấp, phân tích, chứng minh cho các quyết định của nhà quản trị.
2.2. Trên phương diện vị trí quản trị
– Đối với các nhà quản trị cấp cao (CEO, Hội đồng quản trị): Các đối tượng này rất cần thông tin để đánh giá tình hình kinh doanh, xây dựng mục tiêu và kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Họ cần làm việc chặt chẽ với bộ phận KTQT để có được các báo cáo thích hợp và toàn diện cho những lĩnh vực cụ thể cần được tư vấn. Mayanja MK và Vander Poll HM (2011) cho rằng, nhân viên KTQT HTK nên trình bày với hội đồng quản trị báo cáo phân tích sâu về các vấn đề chính trong môi trường kinh doanh bên trong và bên ngoài trên cơ sở những hiểu biết sâu về hoạt động quản lý tài sản. Để giúp DN nghiên cứu và thực hiện các chính sách tài chính lớn, KTQT HTK sẽ tổng hợp, phân tích các thông tin về từng loại HTK của đơn vị, xác định các nguồn tài chính có thể huy động ở mức tối đa, chi phí phải trả như chi phí đặt hàng, chi phí dự trữ, chi phí bảo quản…. Thông qua đó, Hội đồng quản trị và các CEO sẽ có các quyết định và chỉ đạo thực hiện phù hợp nhằm làm tăng giá trị tài sản của công ty.
– Đối với các nhà quản trị cấp trung gian, quản lý các bộ phận chức năng: Do vị trí công việc được phân công nên các đối tượng này cần các thông tin chi tiết, kịp thời và có tính thường xuyên để một mặt đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh và triển khai kế hoạch chiến lược. Mặt khác, những thông tin hàng ngày cũng rất cần thiết để ra quyết định hàng ngày đạt được các mục tiêu chung và cụ thể của đơn vị. Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau, với chức năng và nhiệm vụ được giao khác nhau, trong những thời điểm khác nhau sẽ cần những thông tin không giống nhau. Thông tin do KTQT HTK cung cấp đáp ứng đủ các đặc điểm cần thiết đó. Tuy nhiên, DN nói chung, các nhà quản trị DN nói riêng cần xác định được năng lực thực sự của nhân viên thực hiện KTQT HTK để đưa ra các yêu cầu cụ thể. Ehrhardt và Brigham (2009) cho rằng, KTQT là người góp phần giữ gìn đạo đức của DN cũng như các nhà quản trị DN. KTQT nói chung và KTQT HTK nói riêng, thông qua công việc của mình có thể phát hiện gian lận liên quan đến HTK của DN và báo cáo giá trị theo thực tế, từ đó một mặt tác động đến công việc của các nhà quản trị phải thực hiện thận trọng, đảm bảo minh bạch và mặt khác tạo sự tin cậy cho các nhà đầu tư.
3. Kết luận
KTQT là một lĩnh vực khoa học kinh tế, tạo kênh thông tin quản trị hữu ích nên có vai trò quan trọng trong hỗ trợ cho công tác quản trị DN. Các thông tin do KTQT HTK cung cấp là hệ thống thông tin đáng tin cậy, minh bạch, kịp thời về trách nhiệm của nhà quản trị trong điều hành, quản lý tài sản của DN. Mặt khác, thông tin KTQT HTK tạo điều kiện cho các chức năng quản trị được thực hiện tốt hơn và gắn hoạt động của DN với môi trường bên ngoài DN. Chính qua việc trao đổi thông tin mà DN, đặc biệt là nhà quản trị mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề khác nảy sinh trong tổ chức.
Do đó, các DN nói chung và DN Việt Nam nói riêng cần coi trọng loại kế toán này và từ đó có các biện pháp cụ thể để xây dựng, tổ chức và duy trì hệ thống KTQT có hiệu quả trong đơn vị./.
Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Thị Thu (2009), Kế toán – Cơ sở cho quyết định quản lý, NXB Thống kê.
2. Phạm Văn Dược & Huỳnh Lợi (2009), Mô hình và cơ chế vận hành KTQT, NXB tài chính.
3. Alan Robert (1997),Charts of Accounts in Europe: An Overview, Management Accounting, Jun, Vol. 75, Iss. 6, page 39-40.
4. Garrison (1998), Managerial Accounting: Concepts for Planning, Control, Decision Making, Irwin, Boston.
5. Mayanja MK and Vander Poll HM (2011), Management accounting: An instrument for implementing effective corporate governance.
6. Ehrhardt và Brigham (2009), Financial Management: theory and practice, 13th Edition, South Western Centage learning
