(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T10/2018)

Nhận: 25/9/2018
Biên tập: 05/10/2018
Duyệt đăng: 15/10/2018

Hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc nổ thuộc Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ – Vinacomin có vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, thông qua hệ thống thông tin này mà chủ doanh nghiệp cũng như các đối tượng có quan tâm biết được tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh, từ đó giúp các nhà đầu tư và những người quan tâm đến doanh nghiệp ra các quyết định đầu tư phù hợp. Với ý nghĩa đó thì việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất thuốc nổ thuộc TCTCNHCM – Vinacomin nói riêng là cần thiết, có ý nghĩa cả góc độ lý luận và thực tiễn, có tính khả thi cao.
Từ khóa: Vai trò của hệ thống thông tin; Xây dựng hệ thống thông tin; Các doanh nghiệp sản xuất thuốc nổ.

Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
Trước hết cần hiểu rằng: Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống bao gồm các quá trình thu thập, hệ thống hóa và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định.

Trong đó, đối tượng sử dụng thông tin là những người có quyền lợi liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với doanh nghiệp (DN), cụ thể:
Đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN
Đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN, bao gồm các nhà quản trị (NQT), ban giám đốc điều hành. ứng với mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì thông tin cung cấp cũng khác nhau. Thông tin cung cấp có thể chia thành 03 loại, đó là: Thông tin chiến lược; Thông tin quản lý và thông tin hoạt động. ứng với 03 cấp quản lý trong DN, đó là: NQT cấp cao; NQT cấp trung gian và NQT cấp hoạt động.
– NQT cấp cao: Là người quản lý cao nhất trong đơn vị Tổng Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ (TCTCNHCM) – Vinacomin, người thiết lập đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển chung của DN, như: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, giám đốc điều hành,… thông tin cung cấp cho đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn DN, mang tính chất chiến lược cho toàn DN, bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện kế hoạch; Tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
– NQT cấp trung gian: Là người quản lý ở cấp giữa, đó là các DN sản xuất thuốc nổ, các quản đốc, phó quản đốc phân xưởng,… người quản lý vừa phải kiểm soát lĩnh vực mà mình chuyên trách tại DN và các bộ phận, vừa phải chịu trách nhiệm báo cáo kết quả với NQT cấp cao. Người quản lý có nhiệm vụ là đưa ra các quyết định ngắn hạn để thực hiện các kế hoạch và chính sách của DN, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của DN. Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý, bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện kế hoạch; Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch tại các DN, bộ phận do mình phụ trách.
– NQT cấp cơ sở: Là người quản lý, có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên trong việc thực hiện công việc sản xuất, kinh doanh cụ thể hàng ngày. Người quản lý quan tâm đến tính hiệu quả của từng hoạt động diễn ra tại thời điểm hiện tại của DN, như: ở giai đoạn lập kế hoạch phải cung cấp thông tin liên quan đến dự toán chi phí sản xuất phát sinh ở bộ phận mình, đó là các bảng dự toán về khối lượng sản phẩm sản xuất, các chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm; ở giai đoạn tổ chức thực hiện kế hoạch phải cung cấp thông tin về báo cáo sản xuất được lập cho từng giai đoạn, từng loại sản phẩm, từng phân xưởng sản xuất, đó là các báo cáo phát sinh tại trung tâm chi phí, báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả cho từng bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động trong kỳ; ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động phải cung cấp thông tin về phân tích chi phí biến động cho từng nội dung chi phí trong bộ phận sản xuất của DN.

Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài DN
Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài DN là những người có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với DN, đó là các nhà đầu tư, chủ nợ, những đối tác liên doanh, liên kết, nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan thuế,… Thông tin cung cấp cho các đối tượng này là những thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, khả năng thanh toán, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động, thông tin về lưu chuyển tiền, giải thích về chính sách kế toán,… được phản ánh thông qua hệ thông báo cáo kế toán tài chính của DN (Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản giải trình và thuyết minh báo cáo kế toán).

Vai trò của hệ thống thông tin
HTTTKT rất quan trọng cho tất cả các tổ chức có tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Lợi ích của HTTTKT giúp cho chủ DN trong việc ra các quyết định sản xuất, kinh doanh tối ưu, từ đó mà góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho DN. Có thể khẳng định vai trò của HTTTKT đối với hoạt động của DN như sau:
HTTTKT phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: HTTTKT tạo điều kiện cho quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định, bằng cách cung cấp các thông tin thiết yếu mà các nhà quản lý có thể sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị thông qua các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp (Quyết định chiến lược; Quyết định quản lý; Quyết định hoạt động).

HTTTKT phục vụ cho các nhà đầu tư: Thông tin kế toán được trình bày dưới dạng các báo cáo kế toán là những thông tin phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền của DN. Qua đó, có thể giúp cho các nhà đầu tư phân tích, đánh giá tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, khả năng thanh toán, tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước,… để các nhà đầu tư lựa chọn và đưa ra các quyết định đầu tư phù hợp nhất.

– HTTTKT phục vụ quản lý và giám sát của Nhà nước: Qua kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, cơ quan quản lý nhà nước (Tài chính, thuế, quản lý cấp trên,…) nắm được tình hình sản xuất, kết quả sản xuất. Từ đó, đề ra các chính sách về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch định các chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô.

Nội dung xây dựng HTTTKT
Như đã phân tích ở trên, để đảm bảo HTTTKT được công bố chính xác, đầy đủ, kịp thời và minh bạch, giúp cho TCT cũng như các DN thành viên sản xuất thuốc nổ trực thuộc TCT thì đòi hỏi kế toán DN phải xây dựng một HTTTKT hết sức khoa học và sát với tình hình thực tế của DN, cụ thể HTTTKT bao gồm:
– Thiết lập bộ máy kế toán.
– Phân công lao động kế toán.
– Thiết lập hệ thống sổ kế toán.
– Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán.

Thứ nhất, thiết lập bộ máy kế toán
Thông tin kế toán rất cần thiết cho NQT để đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của NQT không phù hợp, DN có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Tùy theo quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như nhu cầu thông tin của NQT để thiết lập bộ máy kế toán cho phù hợp, cụ thể:

– Đối với các DN thành viên sản xuất thuốc nổ có quy mô hoạt động tập trung, các cơ sở hoạt động của đơn vị đặt gần đơn vị trung tâm, yêu cầu về thông tin nhanh thì nên thiết lập bộ máy kế toán tập trung theo mô hình một cấp. Theo kiểu bộ máy này, số lượng lao động kế toán không cần nhiều, một số công việc kế toán có thể phân công kiêm nhiệm. Bộ máy kế toán phải thực hiện cả 02 chức năng, đó là: thực hiện cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài DN theo quy định của chế độ kế toán cho DN (kế toán tài chính) và cho đối tượng trong DN, các NQT DN (kế toán quản trị). Toàn bộ công tác kế toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo kế toán và phân tích các thông tin kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm. Với kiểu bộ máy kế toán này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, tạo điều kiện để kiểm tra kịp thời toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đặc biệt là, cung cấp thông tin nhanh nhất cho các nhà quản lý, giúp họ đưa ra quyết định sản xuất, kinh doanh một cách hợp lý nhất.

– Đối với các DN thành viên sản xuất thuốc nổ có quy mô lớn và tổ chức sản xuất, kinh doanh phân tán thì thiết lập bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Theo kiểu bộ máy này, công tác kế toán được chia thành 02 cấp và cả 02 cấp đều tổ chức sổ sách cũng như bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Trong đó, kế toán cấp trung tâm thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của các cơ sở, lập báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức, quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc. Kế toán đơn vị trực thuộc tổ chức hạch toán ban đầu đến việc lập báo cáo tài chính gửi lên phòng kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội bộ. Thiết kế bộ máy kế toán theo kiểu này có nhược điểm làm tăng số lượng lao động kế toán, mặt khác thông tin kế toán cung cấp cho quản lý sẽ chậm trễ hơn, từ đó mà ảnh hưởng đến việc ra quyết định của các NQT trong DN cũng như tại TCTCNHCM – Vinacomin. Vì vậy, tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu này sẽ làm tăng chi phí kế toán, các DN thành viên cần phải cân nhắc kỹ khi áp dụng bộ máy kế toán theo kiểu phân tán này.

– Đối với các DN thành viên sản xuất thuốc nổ mà tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh nửa tập trung, nửa phân tán thì mô hình bộ máy kế toán được thiết lập là mô hình hỗn hợp. Theo mô hình này, phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn DN và các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng. Đồng thời, tổng hợp tài liệu kế toán thu thập từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Bộ máy kế toán thiết kế theo mô hình này khá cồng kềnh về nhân sự, thông tin kế toán cung cấp cho các NQT thường bị chậm nên có thể ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của chủ DN cũng như cơ quan quản lý cấp cao hơn, đó là TCTCNHCM – Vinacomin.

Thứ hai, phân công lao động trong bộ máy kế toán
Việc phân công lao động trong bộ máy kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng thông tin và thời gian luân chuyển của thông tin kế toán đến chủ thể quản lý. Việc phân công lao động kế toán phải căn cứ vào mô hình bộ máy kế toán đã thiết lập vào nhu cầu thông tin để lựa chọn chuyên môn của lao động kế toán, số lượng lao động kế toán, từ đó bố trí công việc cho phù hợp với từng vị trí, thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán. Trong đó, tạo lập mối quan hệ mang tính chất chỉ đạo và mối quan hệ mang tính chất tác nghiệp. Trong phân công lao động kế toán phải làm rõ trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, quyền lợi của từng người trong bộ máy kế toán, từ đó mà tăng cường trách nhiệm của từng cá nhân trong bộ máy kế toán.

Thứ ba, thiết lập hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chứng từ gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác nhau. Do đó, cần tổ chức hệ thống chứng từ để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin nhanh nhất cho các NQT DN. Chứng từ kế toán được hình thành từ trong nội bộ đơn vị hoặc được tiếp nhận từ bên ngoài đơn vị. Vì vậy, việc thiết lập hệ thống chứng từ cho đơn vị phải xác định rõ chủng loại chứng từ; số lượng từng loại, nội dung, kết cấu và quy định quản lý trong từng loại chứng từ sử dụng cho các đối tượng kế toán, đồng thời thiết kế khối lượng hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; quy định thời gian lập, luân chuyển chứng từ, thời gian bảo quản, lưu trữ cũng như thời gian hủy chứng từ, tổ chức kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.

Thứ tư, thiết lập hệ thống sổ kế toán (hình thức kế toán)
Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng trong các DN thành viên sản xuất thuốc nổ và tại TCTCNHCM – Vinacomin, nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hóa thông tin thu thập từ chứng từ kế toán. Sổ kế toán được thiết kế phù hợp với hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng. Sổ kế toán có 02 loại, đó là: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Trong đó, sổ kế toán chi tiết được mở phụ thuộc vào nhu cầu thông tin, trình độ quản lý cũng như trình độ cơ giới hóa trong công tác quản lý, kế toán của đơn vị, còn sổ kế toán tổng hợp phải mở theo quy định của chế độ kế toán nhằm phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Việc thiết lập hệ thống sổ kế toán thực chất là xác định số lượng sổ, kết cấu từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định, giúp cung cấp số liệu cho việc lập các báo cáo kế toán. Để có một hệ thống sổ kế toán gọn, nhẹ, phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị, thì các DN thành viên và TCTCNHCM phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán để có thể lựa chọn và thiết lập một trong 04 hình thức sổ kế toán sau:
– Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ.
– Hình thức kế toán Nhật ký chung.
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
– Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái.

Thứ năm, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là văn bản cuối cùng tổng kết lại một kỳ hoạt động của DN, giúp đánh giá tình hình tài chính, khả năng thanh toán, khả năng sinh lời cũng như kết quả hoạt động của Công ty, giúp cho NQT nắm bắt được thông tin chính xác về khả năng phát triển của DN, từ đó có quyết định đầu tư phù hợp. Việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán cho các DN thành viên sản xuất thuốc nổ và tại TCTCNHCM – Vinacomin thực chất là tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính; báo cáo kế toán quản trị), tổ chức trình bày, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị qua hệ thống báo cáo kế toán đã xây dựng. Khi thiết lập hệ thống báo cáo kế toán phải lựa chọn và thiết kế mẫu báo cáo; tổ chức trình bày thông tin trên các báo cáo, đồng thời xác định kỳ lập báo cáo cho phù hợp. Đây là một kênh thông tin quan trọng, giúp cho các NQT có cái nhìn toàn diện về hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động tài chính, khả năng thanh toán cũng như triển vọng của DN trước mắt và trong tương lai.

Kết luận
Như vậy, HTTTKT có vai trò hết sức quan trọng, đối với việc cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý và điều hành của các DN sản xuất nói chung cũng như các DN sản xuất thuốc nổ thuộc TCTCNHCM – Vinacomin nói riêng. Vì vậy, chất lượng của thông tin kế toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến sự thành, bại của các quyết định kinh doanh. Với lý do đó thì việc xây dựng HTTTKT cho các DN sản xuất thuốc nổ thuộc TCTCNHCM -Vinacomin là cần thiết, có tính thời sự cấp bách trong giai đoạn hiện nay, nhằm giúp cho các DN phát triển bền vững trong xu thế hội nhập./.

Tài liệu tham khảo
1. Luận án Tiến sỹ của tác giả;
2. Giáo trình kế toán quản trị của ĐH Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính.