(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán số T4/2016)

Thông tin kế toán (TTKT) là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán. Thông tin về chi phí sản xuất (CPSX) và giá thành sản phẩm (GTSP), là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, liên quan đến CPSX và GTSP. Hạch toán CPSX và tính GTSP, không những đáp ứng được yêu cầu trong quản lý CPSX và tính GTSP, mà còn cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính quan trọng về quá trình sản xuất cho những người ra quyết định, góp phần đề ra các giải pháp, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (DN) nói chung và các DN xây dựng đường bộ khu vực miền Trung Việt Nam nói riêng. CPSX và GTSP phát sinh một cách khách quan, và luôn thay đổi trong quá trình sản xuất, gắn liền với sự đa dạng và phức tạp của loại hình DN xây dựng đường bộ. Do vậy, các DN nói chung và các DN xây dựng đường bộ khu vực miền Trung Việt Nam nói riêng, đều hướng tới việc đề ra giải pháp, nhằm hoàn thiện việc xây dựng thông tin về CPSX và GTSP, thu thập, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin định hướng cũng như thông tin thực hiện, để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn nhất, nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa giá trị của DN.

Trong cơ chế quản lý xây dựng cơ bản hiện nay, các công trình có giá trị lớn phải tiến hành đấu thầu. Vì vậy, để có thể đưa ra giá dự thầu hợp lý nhất, đem lại khả năng trúng thầu cao, đòi hỏi các DN phải không ngừng phấn đấu tiết kiệm CPSX, hạ GTSP. Do đó, thông tin về CPSX và GTSP có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nhà quản trị, không chỉ quan tâm đến tổng chi phí phát sinh mà quan trọng hơn là xem chi phí đó được hình thành như thế nào? ở đâu? Từ đó, đề ra biện pháp quản lý vốn, tránh lãng phí, thất thoát, tiết kiệm đến mức thấp nhất chi phí, nhằm hạ GTSP. Điều đó đặt ra cho các DN nói chung và các DN xây dựng đường bộ khu vực miền Trung Việt Nam nói riêng, phải hoàn thiện việc xây dựng thông tin về CPSX và GTSP, làm cơ sở đề ra các quyết định trong quản lý. Nội dung hoàn thiện đó bao gồm:

– Hoàn thiện việc xây dựng thông tin định hướng về CPSX và GTSP
Hoàn thiện việc xây dựng thông tin định hướng về CPSX và GTSP thể hiện ở việc xây dựng định mức chi phí và lập dự toán CPSX. Việc hoàn thiện hệ thống định mức chi phí, quyết định đến chất lượng cũng như hiệu quả thực hiện khoán hiện nay. Bên cạnh định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá cũng đóng một vai trò quan trọng, cần phải xác định đúng để thực hiện thanh quyết toán nhanh gọn, hợp lý. Do vậy, để nâng cao hiệu quả quản lý, các DN xây dựng đường bộ cần xây dựng một hệ thống định mức chi phí hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của DN. Từ đó, lập dự toán chi phí hợp lý cho từng công trình, từng hạng mục công trình.
Về xây dựng định mức chi phí: Để có những căn cứ làm cơ sở lập dự toán và làm tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động SXKD thì việc xây dựng các định mức chi phí là rất cần thiết, đối với các DN xây dựng đường bộ. Tại các công ty khảo sát như: Công ty cổ phần XDCT 482, Công ty TNHH quản lý và xây dựng đường bộ 470, Công ty cổ phần xây dựng Tuần Anh, … Đã xây dựng hệ thống định mức chi phí cho từng nội dung công việc trên cơ sở xác định mức hao phí lao động cho việc thực hiện mỗi đơn vị công việc đó. Tuy nhiên, các định mức này, chỉ xây dựng cho những nội dung công việc phổ biến, còn những công việc mới chưa phản ánh.

Tại các DN xây dựng đường bộ khu vực miền Trung Việt Nam, bộ phận kế hoạch kỹ thuật và kế toán cần thảo luận, xây dựng một hệ thống định mức cho các công việc mới, dựa trên Thông tư hướng dẫn số 04/2010/TT-BXD, ngày 26/05/2010, theo trình tự các bước có trong danh mục sau:
– Bước 1: Lập danh mục công tác xây dựng hoặc kết cấu mới của công trình chưa có trong danh mục định mức xây dựng được công bố.
– Bước 2: Xác định thành phần công việc.
– Bước 3: Tính toán, xác định hao phí vật liệu, nhân công, máy thi công theo một trong ba phương pháp (tính toán theo thông số kỹ thuật trong dây chuyền công nghệ, tính toán theo số liệu thống kê phân tích, tính toán theo khảo sát thực tế).
Về lập dự toán CPSX: Dự toán CPSX được xây dựng trên cơ sở định mức chi phí và khối lượng đơn vị xây dựng cần hoàn thành của từng công trình
Dự toán CPSX = Khối lượng xây lắp hoàn thành x Định mức CPSX cho một đơn vị khối lượng xây lắp hoàn thành
Dự toán là, xác định trước tổng chi phí cho một khối lượng công việc mà một đơn vị nội bộ dự kiến thực hiện. Lập dự toán theo cách ứng xử của chi phí, người ta có thể lập dự toán cố định và dự toán linh hoạt, bao gồm: 
Dự toán cố định là dự toán không chấp nhận một yếu tố nào thay đổi trong kỳ. Dự toán được lập trên giả thiết về khối lượng, giá cả và mức độ của một loại hoạt động nhất định trong kỳ kế toán. Việc so sánh kết quả đạt được với dự toán đã lập, là cơ sở để các nhà quản trị phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến thành tích của một bộ phận hay toàn bộ DN nói chung.
Dự toán linh hoạt là dự toán có thể điều chỉnh với mức độ đạt được. Việc so sánh các số liệu đạt được với số liệu trong dự toán chỉ có giá trị đối với mức độ hoạt động đã cho. Theo cách lập dự toán linh hoạt, người ta có thể ứng dụng việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để truyền tải và thông tin cho các nhà quản lý DN về các rủi ro tài chính gắn liền với mức độ hoạt động khác nhau.
Thực tế hiện nay, việc lập dự toán của các DN xây dựng đường bộ khu vực miền Trung Việt Nam rất yếu, dự toán được lập chủ yếu phục vụ KTTC. Vì vậy, để có thể phục vụ cho cả phân tích quản trị DN, đòi hỏi dự toán phải được xây dựng theo các yêu cầu sau:
Một là, dự toán được xây dựng theo mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động.
Hai là, dự toán linh hoạt theo khối lượng thực hiện và linh hoạt theo biến số về giá. 
Dự toán chi phí là một sự tính toán, dự tính hoạt động, dự tính chi phí của DN trong sự tác động của hai nhóm nhân tố trên. Không chỉ đề xuất các công việc cần phải thực hiện, mà cần chỉ rõ cách thức để thực hiện các công việc đó.
Nhận thức rõ được các thành phần trên, giúp nhà quản trị DN sẽ kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, nâng cao hiệu quả, sử dụng đồng vốn và nâng cao hiệu quả SXKD. Để kiểm soát chi phí thì phải so sánh giữa chi phí thực tế với dự toán ngân sách chi phí, phân tích làm rõ và lượng hóa các nhân tố gây chênh lệch các biện pháp cụ thể, để ứng xử phù hợp với các nguyên nhân làm biến động chi phí so với dự toán ngân sách đã xây dựng. 

– Hoàn thiện việc xây dựng thông tin thực hiện về CPSX và GTSP
+ Về hệ thống chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị (KTQT) chi phí: Trên cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán tài chính, KTQT có thể bổ sung thêm các yếu tố trên chứng từ, nhằm cung cấp thông tin chi tiết hơn, đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí.
+ Về hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT chi phí: Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ các tình huống ra quyết định, cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học, vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp, liên quan đến chi phí trong DN xây dựng đường bộ.
+ Về sổ kế toán: Phải theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí, tập hợp thông tin thực hiện phải có sự theo dõi lũy kế chi phí của từng công trình. Tức là, phải phân tích được chi phí cho từng đối tượng chi tiết đã xác định, phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về chi phí, để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí.

– Hoàn thiện việc xây dựng thông tin về CPSX và GTSP đáp ứng yêu cầu KTQT
+ Quy trình phân tích, đánh giá hoạt động.
Bước 1: Tổng hợp dự toán chi phí từ các báo cáo định hướng
Bước 2: Tổng hợp tình hình thực tế về chi phí.
Bước 3: Phân tích sự biến động và nguyên nhân của sự ảnh hưởng đến biến động chi phí.
Bước 4: Lập báo cáo biến động về chi phí và nguyên nhân ảnh hưởng.
+ Phân tích, đánh giá và cung cấp thông tin về chi phí nhằm kiểm soát được chi phí.
Nhằm kiểm soát được chi phí, thì cần phải phân tích hệ thống chỉ tiêu quản trị chi phí. Qua đó, cho phép các DN kịp thời phát hiện những tồn tại, thiếu sót cũng như những ưu điểm trong quá trình thi công xây dựng công trình đường bộ.
Trên cơ sở thiết lập hệ thống chỉ tiêu dưới dạng tỷ trọng, tỷ suất,… sẽ biểu thị ý nghĩa các mối quan hệ và phản ánh khuynh hướng có thể kết luận được. Mặt khác, phân tích thông tin không những giúp DN thực hiện được chức năng kiểm soát thành công, mà còn phát hiện nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động.
+ Đối với CPSX:
Để tổng hợp toàn bộ kết quả tính toán biến động biến phí NVLTT, NCTT,… Phân tích các yếu tố ảnh hưởng và khuyến nghị các biện pháp kiểm soát cho nhà quản lý, DN xây dựng đường bộ có thể lập báo cáo phân tích biến động cho từng loại biến phí. Báo cáo này, thường được cấu trúc thành hai phần: 
Phần 1: Kết quả phân tích biến động. Trình bày kết quả tính toán biến động biến phí, tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố biến động; hoặc biến phí sử dụng máy thi công thì các nhân tố ảnh hưởng như: Sản lượng, giờ máy,…
Phần 2: Đánh giá, khuyến nghị: Đề cập đến các giải trình và thuyết minh cho kết quả tính toán ở phần 1, đề xuất các trọng tâm và biện pháp kiểm soát, nhằm hạn chế các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực, thúc đẩy các yếu tố tích cực,

– Hoàn thiện việc xây dựng thông tin về CPSX và GTSP cho việc lập báo cáo kế toán
+ Công tác xây dựng thông tin cho việc lập báo cáo tài chính (BCTC)
BCTC là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản của DN, tình hình và kết quả hoạt động sản suất kinh doanh, tình hình lưu chuyển các dòng tiền và tình hình vận động sử dụng vốn của DN, trong một thời kỳ nhất định. Do đó, BCTC vừa là phương pháp kế toán, vừa là hình thức thể hiện và truyền tải TTKT tài chính đến những người sử dụng, để ra các quyết định kinh tế.
BCTC có ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực quản lý kinh tế, thu hút sự quan tâm của nhiều đối tượng, ở bên trong cũng như bên ngoài DN. Mỗi đối tượng quan tâm đến BCTC trên một giác độ khác nhau, song nhìn chung đều nhằm có được những thông tin cần thiết, cho việc ra các quyết định phù hợp với mục tiêu của mình.

Để thực sự trở thành công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, BCTC phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản dưới đây:
– BCTC phải được lập chính xác, trung thực, đúng mẫu biểu đã quy định, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và phải có dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính pháp lý của báo cáo.
– BCTC phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung, trình tự và phương pháp lập theo quyết định của Nhà nước. Từ đó, người sử dụng có thể so sánh, đánh giá hoạt động sản suất kinh doanh của DN qua các thời kỳ, hoặc giữa các DN với nhau.
Số liệu phản ánh trong BCTC phải rõ ràng, đủ độ tin cậy và dễ hiểu, đảm bảo thuận tiện cho những người sử dụng thông tin trên BCTC, phải đạt được mục đích của họ.
+ Công tác xây dựng thông tin cho việc lập báo cáo quản trị
Báo cáo KTQT là nguồn thông tin cần thiết cho nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau. Do đặc điểm của KTQT là thông tin cung cấp hướng về tương lai, đi vào từng chức năng và bộ phận hoạt động. Do đó, trong các báo cáo KTQT nên vừa trình bày các thông tin thực tế, vừa trình bày những thông tin dự toán, liệt kê tất cả những khác biệt giữa thực tế với dự toán, để giúp các nhà quản trị DN đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. 

Để phục vụ cho mục đích cung cấp về thông tin về CPSX và GTSP, đồng thời có thể cung cấp thông tin về cân đối dòng tiền theo từng công trình và thực hiện cân đối dòng tiền để xử lý huy động vốn phục vụ thi công công trình. Báo cáo KTQT chi phí là một bản báo cáo thể hiện các số liệu về chi phí của một công trình xây dựng một cách toàn diện, giúp cho ban lãnh đạo DN có những chỉ đạo sát sao với từng công trình.

Báo cáo này, nhằm đưa ra kế hoạch và tình hình thực hiện so với kế hoạch ban đầu về các dòng tiền ra – vào của công trình, kết hợp với số dư tiền cuối kỳ đầu tư. Từ đó, cân đối dòng tiền, nếu thừa nghĩa là số tiền thu về từ chủ đầu tư và từ thanh toán với kế hoạch lớn hơn số tiền mà DN đã chi ra phục vụ thi công công trình và ngược lại là, thiếu và đưa ra biện pháp xử lý đối với dòng tiền thừa và thiếu: Nếu thừa thì nhà quản trị DN có kế hoạch, quyết định sử dụng đồng tiền cho hiệu quả nếu thiếu thì có thể huy động từ nhiều nguồn, nhằm đảm bảo thi công và chất lượng công trình. Báo cáo này được thiết kế theo định kỳ hàng tháng.

Tóm lại, TTKT CPSX và giá thánh sản phẩm là thông tin về toàn bộ quá trình hoạt động của DN, phản ánh tình hình và hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế về CPSX và GTSP. Trong các DN nói chung và DN xây dựng dường bộ khu vực miền Trung Việt Nam nói riêng, thì xây dựng thông tin về CPSX và GTSP, đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để đạt được hiệu quả trong quản lý thì hoàn thiện việc xây dựng thông tin này, cũng góp phần không nhỏ vào việc định hướng cho các nhà quản trị có được các quyết định đúng đắn cho hoạt động của DN trong tương lai.

Tài liệu tham khảo

1. Võ Văn Nhị (2008), Kế toán DN xây lắp, NXB Giao thông vận tải.
2. Đoàn Xuân Tiên (2007), Giáo trình KTQT, NXB Tài chính.
3. Nghị định 49/2008/ NĐ_CP, ngày 18/4/2008, của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, ngày 16/12/2004, của Chính phủ về quản lý chất lượng đầu tư xây dựng công trình.
4. Thông tư số 03/2009/TT-BXĐ, ngày 26/3/2009; Thông tư số 04/2010/TT-BXĐ ngày 26/5/2009 ; Thông tư số 05/2007/TT-BXĐ ngày 25/7/2009 của Bộ Xây dựng.