(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T7/2016)

Xây dựng Kho bạc Nhà nước (KBNN) hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và hình thành KBNN điện tử là mục tiêu của Chiến lược phát triển KBNN đến năm 2020. Để đạt được mục tiêu này, cần phải xây dựng một lộ trình về hoàn thiện chính sách và quy trình nghiệp vụ, về ứng dụng công nghệ, về tổ chức bộ máy và phát triển nguồn nhân lực thích hợp. Nhằm phát huy thế mạnh, hạn chế điểm yếu, trở thành KBNN đa năng hiện đại. Đồng thời, cũng đặt ra ngành KBNN trước những thách thức về những sai sót về nghiệp vụ. Dẫn đến nguy cơ tiềm ẩn rủi ro cao, đa dạng với mức độ trầm trọng hơn, đòi hỏi việc nhận diện sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN trong giai đoạn hiện nay là nhiệm vụ quan trọng.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN nên ngay từ ngày đầu thành lập, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ kế toán KBNN, để quản lý, hạch toán kế toán, kiểm soát kế toán các hoạt động nghiệp vụ của KBNN và qua thực tiễn hoạt động nghiệp vụ KBNN, các văn bản pháp lý có liên quan đến công tác kế toán, kiểm soát kế toán, thanh toán ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu thực tế về kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả.

Nhận diện sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN: “Là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các hoạt động kế toán, thanh toán chi trả của KBNN bao gồm: Việc theo dõi, xem xét môi trường hoạt động và toàn bộ hoạt động kế toán, thanh toán chi trả của KBNN. Nhằm thống kê được tất cả các loại sai sót, để từ đó có các biện pháp kiểm soát, phòng ngừa cho từng loại sai sót phù hợp”.

Hoạt động nghiệp vụ kiểm soát kế toán và thanh toán chi trả từ NSNN, các quỹ tài chính đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm các quy định của Luật, Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn liên quan. Trong một nghiệp vụ phát sinh, tất cả các bước của công việc hạch toán kế toán, thanh toán chuyển tiền, đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các quy trình đã được ban hành. Các cá nhân tham gia vào quy trình xử lý, đều phải nghiên cứu văn bản hướng dẫn, hiểu biết từng nghiệp vụ, sự thận trọng kỹ lưỡng khi hạch toán kế toán, thanh toán đều mang lại kết quả tốt. Ngược lại sự chủ quan, chưa nắm bắt các quy trình nghiệp vụ có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng, làm mất tiền và tài sản, ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý của bản thân.

Thực trạng nhận diện các sai sót của kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả, góc nhìn từ KBNN địa phương
Trong hoạt động nghiệp vụ kế toán, thanh toán chi trả của KBNN thường xảy ra các loại sai sót như: Nhập sai thông tin trên chứng từ gốc, số tiền, tên đơn vị hưởng, số tài khoản và ngân hàng đơn vị hưởng, sai đoạn mã, sai các thông tin khác, nhập điều chỉnh cam kết chi giữa 2 niên độ, xác định ngày không đúng dẫn đến dự toán chuyển sang năm sau bị âm. Trong khâu kiểm soát chứng từ kế toán: Chứng từ không ghi ngày tháng năm, tẩy xóa, sửa chữa ngày tháng năm, số tiền viết bằng chữ không khớp đúng với số tiền bằng số, chứng từ ký bằng bút mực màu đen; chứng từ chưa đảm bảo tính pháp lý, không logic về mặt thời gian; trường hợp đơn vị rút tiền mặt, người lĩnh tiền trên chứng từ  ngày, tháng, năm cấp CMND đã hết thời hạn sử dụng nhưng kế toán viên (KTV) vẫn giải quyết. Chứng từ lập thừa liên không thực hiện, huỷ theo quy định tạo sơ hở cho các đối tượng lợi dụng chiếm đoạt. Sai sót nghiệp vụ đối chiếu với đơn vị có quan hệ giao dịch với KBNN, KTV giữ tài khoản của đơn vị giao dịch lại, cung cấp số liệu phát sinh trên tài khoản cho đơn vị giao dịch. Hạch toán thanh toán nhầm vào mã tài khoản của đơn vị khác. Chữ ký của Chủ tài khoản trên Bảng đối chiếu, không khớp đúng với Bảng đăng ký mẫu dấu chữ ký. Sai sót trong việc mở và sử dụng tài khoản tại ngân hàng, việc tính lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán của các tài khoản của KBNN tại ngân hàng. Sai sót trong hoạt động mở và sử dụng tài khoản tại KBNN đã không thường xuyên và định kỳ rà soát hồ sơ đăng ký mẫu dấu và chữ ký của chủ tài khoản, không chú trọng kiểm soát chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lệ trên chứng từ; đơn vị đã thay đổi mẫu dấu, quyết định bổ nhiệm chủ tài khoản đã hết thời hạn hiệu lực, đơn vị không bổ sung hồ sơ đăng ký lại, chữ ký trên chứng từ không giống với chữ ký đã đăng ký nhưng cán bộ kiểm soát chi vẫn không phát hiện ra, không yêu cầu đơn vị bổ sung thủ tục, không kiểm soát mẫu dẫu và chữ ký, vẫn giải quyết thanh toán trong nhiều năm. KTV buông lỏng quản lý, không kiểm tra mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN, khi giải quyết thanh toán, chi trả. Có trường hợp đơn vị đã đổi mẫu dấu tới hai lần. Bảng đăng ký mẫu dấu của đơn vị không còn giá trị mà KBNN không yêu cầu đơn vị bổ sung Bảng đăng ký mẫu dấu, để kiểm tra trước khi thanh toán,….  Sai sót do công nghệ thông tin như hoạt động kế toán, thanh toán chi trả của KBNN hầu hết được xử lý bằng máy tính, bất kỳ sai sót nào xảy ra cho hệ thống máy tính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán như sự cố về kỹ thuật làm cho các giao dịch kế toán bị ngưng trệ; thời gian xử lý một giao dịch kế toán mất nhiều hơn do hệ thống đường truyền chậm. Những sai sót trên có thể dẫn đến làm mất tiền và tài sản của Nhà nước giao cho Kho bạc quản lý. Đồng thời, cá nhân cũng chịu trách nhiệm pháp lý về sai sót do bản thân gây ra.

Một số nguyên nhân của những sai sót trong hoạt động nghiệp vụ kế toán Kho bạc
Trong quá trình thao tác nghiệp vụ, KTV vô tình để xảy ra sai sót  hoặc do trình độ chuyên môn còn yếu kém, không ý thức được mức độ sai sót của công việc hoặc xuất phát từ nhu cầu trục lợi của một vài cá nhân đã cố ý làm trái quy định của pháp luật; chưa tổ chức nghiên cứu văn bản sâu kỹ, đa số KTV dành phần lớn thời gian xử lý vụ việc hơn là nghiên cứu văn bản hướng dẫn, dẫn đến thực hiện nhiệm vụ chưa đúng quy định. Do hoạt động nghiệp vụ của kế toán, thanh toán chi trả ngày đa dạng, các hoạt động quan hệ giao dịch với khách hàng cần phải hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của kế toán, quy trình nghiệp vụ, phong cách phục vụ,… Do đó, áp lực công việc đối với KTV sẽ phải cao hơn, tốc độ hơn và khối lượng công việc lớn, nên trong quá trình xử lý nghiệp vụ có thể mắc lỗi sai sót. Hệ thống văn bản hướng dẫn chưa được hoàn thiện, chưa thật sự bao quát, tiên lượng hết các trường hợp có thể xảy ra, dẫn đến một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành hệ thống phải điều chỉnh, bổ sung nhiều lần, làm ảnh hưởng tới việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị cơ sở.

Đề xuất một số giải pháp của KBNN Ninh Thuận về nhận diện sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN
Để hạn chế những sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN cần một số giải pháp như:
(1) áp dụng phương pháp đánh giá về sai sót do tác nghiệp trong hoạt động kế toán, thanh toán chi trả: Cần nhận dạng, đo lường và đánh giá sai sót dẫn đến sai sót trong thanh toán chi trả, có thể đo lường theo phương pháp đo lường tiên tiến (Advanced Measurement Approach): Đây là phương pháp phù hợp với thực tế hoạt động của hệ thống KBNN, sử dụng các yếu tố định tính và định lượng để đo lường sai sót dẫn đến sai sót. Theo phương pháp này, cần khai thác dữ liệu lịch sử thống kê các sai sót trong hạch toán kế toán, thanh toán chi trả đã xảy ra trong quá khứ, bộ phận xảy ra sai sót, thiệt hại tiền và tài sản, tần suất xảy ra sai sót. Từ đó, xác định được mức độ sai sót ước tính và phương pháp xử lý sai sót phù hợp.

(2) Xây dựng chương trình cảnh bảo: Trên cơ sở dữ liệu sai sót đã được tổng hợp phân tích, đánh giá, các chương trình ứng dụng (TABMIS, TTSPĐT, TCS,…) cần có những giải pháp thích hợp, để đưa ra những khuyến cáo hoặc cảnh báo phòng ngừa, nhằm hạn chế những sai sót trong quá trình tác nghiệp (Ví dụ: Khi KTV hạch toán vào chương trình TABMIS, chương trình đưa ra cảnh báo để KTV xác định lại việc hạch toán đúng hay chưa.)

(3) Hình thành cẩm nang của quy trình xử lý nghiệp vụ, kiểm soát kế toán một cách khoa học và hiệu quả nhất. Dù đã có một số khung kiểm soát, một số cẩm nang hoặc kinh nghiệm,… nhưng chưa thực sự đầy đủ và phù hợp, cũng như một số không dễ áp dụng. Trong khi đó, nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày, với tính chất tương đối như nhau, dù nghiệp vụ đa dạng. Vì vậy, việc ban hành một danh mục kiểm soát khoa học sẽ rất hữu ích đối với những người làm công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN.

(4) Xây dựng giải pháp so sánh mẫu chữ ký tự động trên các chứng từ, hạn chế kiểm đối chiếu bằng mắt thường.

(5) Bên cạnh những giải pháp mang tính nghiệp vụ, cũng cần có những giải pháp về chính sách con người như: Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những người có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán như: Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận, nhiệt tình. KTV sau khi được tuyển dụng, cần được đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết, để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ thực hiện đánh giá KTV về các mặt, theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; Thái độ, trách nhiệm với công việc được giao hằng ngày, tư cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; Các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp,…. Trong một tổ chức kế toán, giữa các KTV, giữa KTV và kế toán trưởng phải độc lập, tự chủ về nghiệp vụ, có thể một nghiệp vụ nhưng KTV này phân tích xử lý khác với KTV kia hoặc giữa KTV với kế toán trưởng, môi trường kiểm soát được chặt chẽ thì hoạt động kế toán sẽ mang lại an toàn hiệu quả cao. Có như vậy, sẽ hạn chế việc lợi dụng quyền hạn, chức vụ để chiếm đoạt tiền và tài sản; Nâng cao kỷ luật công chức, công vụ; Thường xuyên rà soát các văn bản, chính sách để cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung kịp thời cho phù hợp và tuân thủ các quy định của pháp luật và thực tiễn; Tăng cường nghiên cứu ban hành các quy định, hướng dẫn cụ thể; Đào tạo theo phương thức “cầm tay chỉ việc”, mỗi KTV cần phải có ý thức, coi trọng và thực sự nghiêm túc trong học tập, rèn luyện đạo đức, tác phong, tạo dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.

Nhận diện sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN là một nội dung phức tạp, khó có thể thực hiện ngay một sớm, một chiều. Tuy nhiên, đây là công việc cần thiết, bởi nó giúp cho công tác kế toán, thanh toán chi trả có những thông tin, hướng dẫn, để tra cứu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Tất cả những việc đó, sẽ đảm bảo cho hoạt động kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả được hiệu quả và an toàn. Việc nhận diện sai sót là một phần công việc không thể thiếu trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ KBNN và đặc biệt là hoạt động kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả. Chính vì vậy, việc đề cập về nhận diện sai sót cũng như hướng dẫn cụ thể, thống nhất về việc nghiên cứu đánh giá về nhận diện sai sót trong công tác kiểm soát kế toán, thanh toán chi trả của KBNN trong các văn bản pháp luật là hết sức cần thiết./.