Kế toán là công cụ quản lý đắc lực, thông qua những thông tin do kế toán cung cấp, những người quan tâm có cơ sở để ra các quyết định phù hợp điều hành hoạt động. Để phát huy vai trò của kế toán, trong những năm qua, Nhà nước đã quan tâm đến việc hoàn thiện chế độ kế toán để một mặt phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, mặt khác để kích thích nền kinh tế phát triển. Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán cho các đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, Nhà nước đã ban hành các chế độ kế toán khác nhau như chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014; Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006), chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Quyết định 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2006; Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 25/11/2010) …. Hệ thống các cơ quan Công đoàn thực hiện công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Hệ thống các cơ quan công đoàn gồm: Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam; Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố và tương đương; Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở; Công đoàn cơ sở (CĐCS), nghiệp đoàn. Việc phân cấp trên gắn với phân cấp quản lý tài chính, phân cấp thu và phân phối nguồn thu tài chính công đoàn, theo dõi, xây dựng và giao định mức chi của các cấp công đoàn. Tài chính công đoàn (Theo Điều 26 của Luật Công đoàn năm 2012) gồm các nguồn thu sau đây:

– Đoàn phí công đoàn do đoàn viên công đoàn đóng góp theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam;
– Kinh phí công đoàn do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động;
– Ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ;
– Nguồn thu khác từ hoạt động văn hóa, thể thao, hoạt động kinh tế của Công đoàn, từ đề án, dự án do Nhà nước giao, từ viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước.

Theo quy định của pháp luật và quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hiện nay, việc phân phối nguồn thu tài chính công đoàn thực hiện như sau:

– CĐCS được sử dụng 65% tổng số thu kinh phí công đoàn, 60% tổng số thu đoàn phí công đoàn và 100% tổng số thu khác của đơn vị. 
– CĐCS được phân cấp thu kinh phí công đoàn thì phải nộp lên cấp trên được phân cấp quản lý CĐCS 35% tổng số thu kinh phí công đoàn và 40% tổng số thu đoàn phí công đoàn.
– Đối với đơn vị chưa thành lập CĐCS, công đoàn cấp trên được phân cấp thu kinh phí công đoàn khi nhận được kinh phí của các đơn vị chưa thành lập CĐCS đóng, được sử dụng 65% tổng số thu để chi cho hoạt động công đoàn ở đơn vị này và trả lại cho CĐCS sau khi được thành lập phần kinh phí còn dư.
Do cơ chế quản lý tài chính của các cơ quan công đoàn có những điểm khác biệt nhất định trên, nên trong quá trình thực hiện Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp, các đơn vị kế toán công đoàn đã bổ sung một số nội dung cho phù hợp với đặc thù của ngành.

1. Các nội dung bổ sung

Căn cứ vào chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Thông tư số 185/2010/TT- BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán HCSN ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính; Công văn số 12177/BTC – CĐKT ngày 2/10/2006 của Bộ Tài chính về việc bổ sung một số nội dung trong chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán công đoàn. Theo đó, kế toán công  đoàn có sự khác biệt so với chế độ kế toán HCSN  như sau:

* Bổ sung 2 TK cấp 1: 

(1) TK 353: Thanh toán với cấp trên về kinh phí phải nộp
TK này áp dụng cho các đơn vị kế toán công đoàn cấp dưới dùng để phản ánh số KPCĐ và ĐPCĐ (gọi tắt là kinh phí) đã thu phải nộp lên công đoàn cấp trên và việc thanh toán số kinh phí phải nộp.
Hạch toán TK này cần tôn trọng một số quy định sau:
+ Căn cứ chỉ tiêu “Kinh phí phải nộp cấp quản lý trực tiếp trong kỳ” trong báo cáo tổng hợp quyết toán thu – chi tài chính công đoàn của đơn vị hoặc tính số phải nộp để phản ánh vào TK này.
+ Chỉ khi có quyết định của cấp có thẩm quyền mới được ghi giảm số kinh phí phải nộp cấp trên.

   Phương pháp kế toán
Trường hợp cấp dưới được phân cấp thu kinh phí, khi thu được kinh phí, cấp dưới xác định số kinh phí phải nộp công đoàn cấp trên thì phản ánh vào bên Có TK 353. Bên Nợ TK 353 sẽ phản ánh số kinh phí đã nộp công đoàn cấp trên; số kinh phí phải nộp được giảm theo quyết định của cấp trên; số kinh phí phải nộp được hạch toán bù trừ khi nhận kinh phí được cấp. Cuối kỳ, xác định số kinh phí còn phải nộp cấp trên sẽ được phản ánh dư Có TK 353. 
(2) TK 354: Thanh toán với cấp dưới về kinh phí phải nộp
TK 3541: Năm nay
 TK 3542: Năm trước
TK 354 áp dụng cho các đơn vị kế toán công đoàn cấp trên, dùng để phản ánh số kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn (gọi tắt là kinh phí) phải nộp của các đơn vị cấp dưới và việc thanh toán số kinh phí phải nộp.
Hạch toán TK này cần tôn trọng một số quy định sau:
– Căn cứ số kinh phí phải nộp cấp trên trong Sổ tổng hợp quyết toán thu – chi  của các đơn vị cấp dưới (hoặc tính số phải nộp theo quy định) để phản ánh vào TK này.
– Chỉ khi có quyết định của thủ trưởng đơn vị mới được ghi giảm kinh phí phải nộp.

Phương pháp kế toán    
Căn cứ chỉ tiêu “Kinh phí phải nộp cấp quản lý trực tiếp trong kỳ” trong báo cáo tổng hợp quyết toán thu – chi tài chính công đoàn của đơn vị cấp dưới, tính và kết chuyển số kinh phí cấp dưới được sử dụng vào bên Nợ TK 341, còn số kinh phí phải nộp của đơn vị cấp dưới đơn vị cấp trên phản ánh bên Nợ TK 354.
Ghi giảm TK 354 (ghi Có TK 354) trong các trường hợp sau: Số kinh phí đã nộp của đơn vị cấp dưới;  giảm kinh phí phải nộp của cấp dưới theo quyết định của đơn vị; số đoàn phí phải nộp hạch toán bù trừ khi cấp kinh phí.
Cuối kỳ, phản ánh dư Nợ về số kinh phí còn phải nộp của các đơn vị cấp dưới
* Bổ sung TK cấp 2 cho một số TK sau:
(1) TK 342:
TK 3421: Thanh toán nội bộ
TK 3422: Thanh toán với đơn vị chưa thành lập CĐCS (CĐCS)
Đối với TK 3422 ta có nội dung phản ánh như sau: 
– Khi quyết toán chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS; hoàn trả tài chính công đoàn tích lũy cho CĐCS sau khi được thành lập ghi Nợ TK 3422
– Khi tính ra số kinh phí công đoàn đơn vị chưa thành lập CĐCS được sử dụng ghi Có TK 3422
– Cuối kỳ Số kinh phí công đoàn đơn vị chưa thành lập CĐCS còn tiếp tục được sử dụng ghi nhận dư Có TK 3422.
Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Công đoàn cấp trên nhận được kinh phí của đơn vị chưa thành lập CĐCS nộp, ghi tăng tiền, đồng thời tăng Thu KPCĐ. 
– Tiến hành phân phối nguồn kinh phí thu được, ghi giảm KPCĐ và tăng nguồn Kinh phí hoạt động và tăng thanh toán với đơn vị chưa thành lập CĐCS.
– Chuyển trả tài chính công đoàn tích lũy cho CĐCS sau khi được thành lập, ghi giảm tiền và giảm khoản thanh toán với đơn vị chưa thành lập CĐCS. Đồng thời, ghi tăng tích lũy tài chính công đoàn cho CĐCS
(2) TK 462: Nguồn kinh phí dự án
TK 4624: Nguồn kinh phí hoạt động xã hội
TK 462: Nguồn kinh phí dự án
TK 4624: Nguồn kinh phí hoạt động xã hội
TK 4624 dùng để phản ánh nguồn kinh phí vận động, đóng góp của tổ chức cá nhân, CĐCS để chi hoạt động xã hội của đơn vị theo chủ trương huy động của cấp có thẩm quyền.
Nội dung phản ánh của TK 4624
– Khi kết chuyển chi hoạt động xã hội với nguồn kinh phí hoạt động xã hội; nộp kinh phí hoạt động xã hội cho cấp trên; kinh phí hoạt động xã hội sử dụng không hết chuyển sang nguồn kinh phí hoạt động, trả cho bên tài trợ, đóng góp được ghi vào bên Nợ TK 4624
– Kinh phí hoạt động xã hội thực nhận trong kỳ ghi nhận vào bên Có TK 4624
– Cuối kỳ, xác định số kinh phí hoạt động chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa quyết toán phản ánh dư Có TK 4624. 
(3) TK 662: Chi dự án
TK 6624: Chi hoạt động xã hội
TK 6624 phản ánh các khoản chi hoạt động xã hội theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Nội dung phản ánh của TK 6624
Ghi tăng chi các khoản chi về hoạt động xã hội theo quy định của cấp có thẩm quyền
Ghi giảm chi khi kết chuyển chi hoạt động xã hội với nguồn kinh phí hoạt động xã hội, từ thiện.
– Các khoản giảm chi, các khoản chi sai, chi không đúng mục đích phải thu hồi.
Số dư bên Nợ: Số chi hoạt động xã hội đã chi nhưng chưa quyết toán.

   Phương pháp hạch toán
– Nhận kinh phí đóng góp, tài trợ cho hoạt động xã hội, ghi tăng tiền và tăng nguồn kinh phí.
– Các khoản chi hoạt động xã hội phát sinh: Tăng chi và giảm tiền
– Kết chuyển chi hoạt động xã hội với nguồn kinh phí hoạt động xã hội: Giảm nguồn và giảm chi 
– Các khoản chi không đúng mục đích phải thu hồi: Ghi tăng tiền hoặc phải thu, giảm chi.
 (4) TK 511: Các khoản thu
TK 5113: Thu kinh phí công đoàn (KPCĐ)
TK 5114: Thu đoàn phí công đoàn (ĐPCĐ)
TK 5115: Ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ
(5) TK 661: Chi hoạt động 
TK 6611- Chi hoạt động của đơn vị
TK 6612: Chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS
(6) TK 662: Chi dự án
TK 6624: Chi hoạt động xã hội
* Bổ sung nội dung phản ánh của TK:
(1) TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới
Bổ sung nội dung theo dõi cho TK 341.
TK 341 áp dụng ở đơn vị cấp trên dùng để phản ánh số kinh phí đơn vị cấp dưới đã thu được để lại theo báo cáo thu chi tài chính công đoàn được duyệt và tình hình thanh quyết toán số kinh phí đó. 
TK này có kế cấu như sau:
Bên Nợ: 
– Số kinh phí được để lại đơn vị cấp dưới sử dụng
– Số kinh phí cấp dưới được giảm nộp theo quyết định của cấp trên có thẩm quyền
– Nhận bàn giao số dư của đơn vị cấp dưới
Bên Có:
– Tổng hợp chi tài chính công đoàn của các đơn vị cấp dưới
– Bàn giao số dư của đơn vị cấp dưới.
Số dư bên Nợ: Số kinh phí đã cấp để lại cho công đoàn cấp dưới sử dụng nhưng chưa thanh quyết toán
   
     Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
– Đơn vị kế toán công đoàn cấp trên tổng hợp quyết toán thu của cấp dưới theo báo cáo quyết toán được duyệt, kế toán tổng hợp số kinh phí cấp dưới phải nộp cấp trên, xác định số kinh phí cấp dưới được sử dụng, ghi: Tăng Kinh phí cấp cho cấp dưới, tăng Thanh toán với cấp dưới về kinh phí phải nộp đồng thời tăng thu tài chính công đoàn. 
– Phản ánh giảm kinh phí phải nộp của cấp dưới theo quyết định của đơn vị, ghi: tăng Kinh phí cấp cho cấp dưới, giảm Thanh toán với cấp dưới về kinh phí phải nộp
– Kế toán tổng hợp bàn giao số dư của đơn vị cấp dưới, ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động và giảm Kinh phí cấp cho cấp dưới
– Cuối kỳ kế toán, căn cứ Báo cáo tổng hợp quyết toán thu – chi tài chính công đoàn, kế toán tổng hợp chi tài chính công đoàn của các đơn vị cấp dưới, ghi: ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động và giảm Kinh phí cấp cho cấp dưới
 (2) TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 461
Bên Nợ:
– Tổng hợp chi tài chính công đoàn của các đơn vị cấp dưới
– Khi bàn giao tài chính ghi giảm số dư của đơn vị cấp dưới
Bên Có:
– Số thu kinh phí, ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ và các khoản thu khác của đơn vị được kết chuyển sang nguồn kinh phí hoạt động.
– Số kinh phí công đoàn cấp trên cấp
– Khi nhận bàn giao tài chính ghi tăng số dư của đơn vị cấp dưới
Số dư bên Có:
– Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc nguồn kinh phí đã sử dụng nhưng chưa quyết toán. 

2. Nhận xét

Ưu điểm
Trong những năm qua, các đơn vị kế toán công đoàn đã chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về kế toán. Trong quá trình thực hiện Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp, do đặc thù về cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị công đoàn, kế toán công đoàn cần phải bổ sung các nội dung trên. Việc bổ sung các nội dung trên, nhìn chung đảm bảo nguyên tắc kế toán và các quy định khác của chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp, đồng thời đã tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong công tác hạch toán, từ đó thông tin kế toán cung cấp đã đảm bảo yêu cầu đầy đủ, kịp thời, trung thực và chi tiết. Trên cơ sở đó, đã giúp các nhà quản lý nắm được tình hình tài chính công đoàn, đưa ra được các phương án quản lý phù hợp, nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ chức công đoàn.Hạn chế ý kiến đề xuất hoàn thiện

Bên cạnh những ưu điểm trên, trong những nội dung bổ sung trên còn một số điểm bất cập. Cụ thể:
– Kế toán công đoàn mở chi tiết TK cấp 2 của TK 661: Chi hoạt động gồm: TK 6611 – Chi hoạt động của đơn vị; TK 6612: Chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS là chưa phù hợp. Trong Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp đã quy định, những TK cấp 2 Nhà nước đã ban hành thì đơn vị phải tuân thủ, cụ thể, theo chế độ kế toán HCSN quy định TK 6611: Năm trước; TK 6612: Năm nay. 
Trong khi đó, TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động, các đơn vị kế toán công đoàn thực hiện theo đúng quy định của chế độ. Điều đó gây khó khăn cho việc quyết toán của các đơn vị cũng như tổng hợp số liệu của các cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, nếu kế toán công đoàn muốn chi tiết thành các khoản chi của đơn vị và chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS thì phải chi tiết ở TK cấp 3 như sau:
+ TK 6611: Năm trước: 
TK 66111: Chi hoạt động của đơn vị 
TK 66112: Chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS
+ TK 6612: Năm nay: 
TK 66121: Chi hoạt động của đơn vị 
TK 66122: Chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS
+ TK 6613: Năm sau: 
TK 66131: Chi hoạt động của đơn vị 
TK 66132: Chi của đơn vị chưa thành lập CĐCS
– TK 354: Thanh toán với cấp dưới về kinh phí phải nộp

TK này áp dụng cho các đơn vị kế toán công đoàn cấp trên, dùng để phản ánh số kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn của đơn vị cấp dưới phải nộp cho cấp trên (hay cấp trên phải thu ở cấp dưới) và việc thanh toán số kinh phí đó. Nhưng tên TK cho thấy đây là cấp trên thanh toán khoản kinh phí phải nộp cấp dưới. Do vậy, tên TK 354 nên đổi thành: Thanh toán với cấp dưới về kinh phí phải thu, như vậy sẽ phù hợp hơn.

Tóm lại, để phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý, với cơ chế quản lý tài chính riêng của ngành, các đơn vị kế toán công đoàn đã vận dụng linh hoạt Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Một mặt thực hiện đầy đủ các quy định trong Chế độ, mặt khác đã xin cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tài chính) bổ sung một số nội dung hạch toán. Trong phần bổ sung còn một vài bất cập nhưng việc vận dụng Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp của các đơn vị kế toán công đoàn đã đảm bảo được thu thập và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác về tình hình tài chính của đơn vị. Giúp các nhà quản lý có những quyết định phù hợp trong điều hành hoạt động, góp phần nâng cao hoạt động công đoàn, khẳng định vai trò của công đoàn trong xã hội hiện nay.

Tài liệu tham khảo 

1. Luật Ngân sách Nhà nước 2002
2. Luật Kế toán năm 2003
3. Luật Công đoàn năm 2012
4. Điều lệ công đoàn Việt Nam  2013
5. Chế độ kế toán đơn vị HCSN ban hành theo quyết định số 19/ 2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2010  và Thông tư số 185/2010/TT- BTC  ngày 15/11/2010.
6.  Công văn số 12177/BTC – CĐKT ngày 2/10/2006 của Bộ Tài chính về việc bổ sung một số nội dung trong chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán công đoàn.