Nghiên cứu trao đổi

Vai trò của kế toán trách nhiệm trong quản lý

Tiêu đề Vai trò của kế toán trách nhiệm trong quản lý Ngày đăng 2021-09-14
Tác giả Admin Lượt xem 148

{Bài viết đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán (ISSN 1859 – 1914), số 212, Tháng 5/2021 của Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo – Khoa Kế toán và Quản trị Kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam}.

Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị, đang dần khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành tại các doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt tại các đơn vị có quy mô lớn. Thông tin do kế toán trách nhiệm cung cấp giúp nhà quản trị có cái nhìn khách quan và toàn diện về sự đóng góp của các cấp, các bộ phận hay cá nhân gắn với trách nhiệm của họ vào thành quả chung của doanh nghiệp, tổ chức. Dựa vào thông tin kế toán trách nhiệm, bản thân các nhà quản trị cũng tự đánh giá được trách nhiệm quản lý của mình, để có những điều chỉnh phù hợp hơn trong quá trình điều hành nhằm tối đa hoá lợi ích của bộ phận, cũng như lợi ích chung của doanh nghiệp, tổ chức.
Từ khoá: Kế toán quản trị, Kế toán trách nhiệm, Phân cấp quản lý.
Abstract
Responsibility accounting (RA) is an important part of Management accounting system, which has been demonstrated as a vital management tool in organizations. The appearance of RA meets the demand of specific accounting information in evaluating the performance of individuals and divisions. Therefore, upper-level managers could measure the responsibilities of lower-level managers based on their delegating authority. Based on RA information, managers could also measure their own management responsibilities, so that they are expected to pursue correct adjustment in order to maximize the benefits for their own departments and also for the whole organization.
Keywords: Management accounting, Responsibility accounting, Decentralized management.



Bất cứ một doanh nghiệp (DN), hay tổ chức có hoạt động kinh tế – tài chính đều phải thực hiện tổ chức công tác kế toán (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động, mỗi đơn vị sẽ xây dựng hệ thống kế toán một cách phù hợp. Nghiên cứu của Nguyễn Văn Phong và cộng sự (2020) đã chỉ ra rằng, việc tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý có ý nghĩa quan trọng, trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại các đơn vị.

Xuất phát từ sự khác biệt về đặc điểm thông tin và đối tượng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị (KTQT) (Trần Văn Tùng và Lý Phát Cường, 2016). Trong đó, với chức năng cung cấp thông tin chi tiết, linh hoạt theo yêu cầu của nhà quản lý nội bộ đơn vị, KTQT giữ một vai trò đặc biệt quan trọng, giúp các DN, tổ chức cải tiến quá trình quản lý, điều hành đơn vị mình một cách hiệu quả nhất (Trần Văn Tùng, 2017).

KTQT thực hiện vai trò thu thập, xử lý, phân tích và phản ánh thông tin kinh tế – tài chính một cách chi tiết, tuỳ theo yêu cầu cụ thể trong từng tình huống ra quyết định của nhà quản trị các cấp bên trong DN, tổ chức (Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo, 2021). Một trong những nội dung KTQT đảm nhận chính là việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị nội bộ về thành quả của các cá nhân, bộ phận theo quyền hạn và trách nhiệm khi được phân cấp quản lý (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Nói cách khác, KTQT giúp nhà quản trị nội bộ đơn vị đánh giá được tình hình thực hiện nhiệm vụ gắn với thẩm quyền được giao của các cá nhân, bộ phận trực thuộc. Từ đó, nhà quản trị sẽ có cơ sở đáng tin cậy để đưa ra được các quyết định có liên quan.

Để thực hiện chức năng này một cách hiệu quả, KTQT đã xác lập một phương pháp tương ứng để giám sát quá trình hoạt động của tổ chức đã có sự phân cấp, phân quyền và hình thành nên một phương pháp kế toán mới, đó là hệ thống kế toán trách nhiệm (KTTN). Như vậy, KTTN thực chất là một bộ phận của hệ thống KTQT với chức năng chủ yếu nhằm phản ánh thành quả đạt được của các cá nhân, bộ phận trong một DN, tổ chức, thông qua đó sẽ đánh giá được trách nhiệm của người quản lý bộ phận đối với nhiệm vụ được giao (Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo, 2021; Trần Hải Long, 2014; Thái Anh Tuấn 2014; Nguyễn Thị Bích Liên 2017; Lê Phước Hương và cộng sự, 2018).

Với chức năng quan trọng này, nhà quản trị nội bộ các đơn vị cần khai thác hiệu quả thông tin do KTTN cung cấp, nhằm nâng cao kết quả và hiệu quả quản lý, điều hành đơn vị mình. Bài viết này sẽ tập trung làm rõ vai trò quan trọng của KTTN, trong việc hỗ trợ quá trình quản lý, điều hành các DN, tổ chức.

Lý do hình thành hệ thống KTTN
Người đứng đầu các DN, tổ chức, trong quá trình điều hành đơn vị nhất thiết cần sử dụng hợp lý các công cụ quản lý kinh tế. Điều này giúp nhà quản trị có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động bên trong đơn vị mình một cách chi tiết nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao. Trong các công cụ quản lý kinh tế đó, kế toán được đánh giá là công cụ rất hữu hiệu, đồng thời rất thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng. Do đó, nếu hệ thống kế toán được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, sẽ là nguồn cung cấp thông tin kinh tế – tài chính đặc biệt hữu ích cho nhà quản lý các đơn vị.

Các DN, tổ chức dù quy mô hoạt động nhỏ hay lớn, đều có xu hướng thực hiện phân cấp quản lý một cách phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Sự phân cấp, phân quyền trong quản lý, dù được thiết kế công phu hay đơn giản, đều hướng tới mục đích nâng cao hiệu quả quản lý tại các đơn vị này. Đây được đánh giá là một phong cách lãnh đạo hiệu quả, có ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động, từ đó nâng cao tính linh hoạt trong tổ chức thực hiện công việc; Tạo động lực cho nhà quản trị các cấp, các bộ phận trực thuộc; Đồng thời, góp phần rút ngắn khoảng cách trong giao tiếp trong nội bộ đơn vị (Atu. O. O và cộng sự, 2014; Tanmay Biswas, 2017). Phương pháp này càng thể hiện được tính ưu việt của mình, khi được áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn. Nhờ đó, nhà quản trị cấp trên có thể giảm thiểu khối lượng công việc, tập trung thời gian cho các chiến lược trung và dài hạn (Mojgan Safa, 2012). Ngoài ra, sự trao quyền độc lập tương đối cho người đứng đầu các cấp trực thuộc, giúp các vấn đề phát sinh trong đơn vị được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn (Nita Sofia và cộng sự, 2019).

Khi đã thực hiện phân cấp quản lý, người đứng đầu các bộ phận trực thuộc được trao thẩm quyền giải quyết các công việc liên quan phù hợp với chức năng chuyên môn của mỗi bộ phận. Đồng thời, họ cũng phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các công việc chức năng theo phạm vi quyền lực mà họ được phân cấp (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018).

Về phía nhà quản trị cấp cao, sau khi đã trao một phần quyền và trách nhiệm cho các cấp trực thuộc, họ cần thiết lập các công cụ quản lý để có thể theo dõi, kiểm soát và đánh giá được kết quả và hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận dưới quyền. Chính vì lý do đó, KTTN, một bộ phận trực thuộc KTQT đã ra đời và đang dần trở thành công cụ quản lý kinh tế – tài chính hữu hiệu cho nhà quản lý. KTTN trở thành công cụ đo lường hoạt động của các chi nhánh, bộ phận, phòng ban theo cơ cấu tổ chức có sự phân quyền của đơn vị (Tanmay Biswas, 2017). Ngoài ra, theo Baldric Siregar (2013) được trích bởi Evi Octavia và cộng sự (2020), mục đích KTTN ra đời nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc đánh giá tính hiệu quả của việc khai thác các nguồn lực của DN, tổ chức. Thông qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị này.

Hiện nay, KTTN không còn là chủ đề mới mẻ và đã được nhiều nhà khoa học quan tâm nghiên cứu. Dưới đây là một số quan điểm về KTTN.
Theo Hilton (1991), được trích dẫn bởi Đỗ Quang Giám và Trần Quang Trung (2016), “KTTN là một nội dung quan trọng của KTQT, có liên quan đến công cụ mà các kế toán viên sử dụng để đo lường thành quả của cá nhân và bộ phận trong tổ chức, nhằm thúc đẩy họ nỗ lực đạt mục tiêu chung của tổ chức”.
Hay theo quan điểm của Atkinson và cộng sự (2011) được trích bởi Lê Phước Hương và cộng sự (2018), “KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các thông tin kế toán liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu nhập và các số liệu hoạt động, bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức”.

Mặc dù cách tiếp cận của các nghiên cứu có thể không hoàn toàn giống nhau, song các nhà khoa học trong và ngoài nước đều có chung nhận định rằng, hệ thống KTTN được thiết lập để có thể ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Trên cơ sở đó thiết lập các báo cáo bộ phận nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát được chi phí đầu vào và kết quả đầu ra của từng bộ phận trực thuộc (Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo, 2021). Tóm lại, sự ra đời của KTTN thực chất xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản trị với mục đích quản lý hiệu quả các bộ phận dựa trên trách nhiệm gắn với thẩm quyền tương ứng của họ.

Vai trò của KTTN trong quản lý
Với những phân tích ở phần trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của KTTN, hay chính là lý do cốt lõi của sự xuất hiện hệ thống kế toán này trong các đơn vị. KTTN là một bộ phận của hệ thống KTQT, do đó trước tiên, KTTN cũng đảm nhận vai trò của kế toán nói chung của KTQT nói riêng. Đặc biệt là, vai trò của bản thân nó đối với quá trình quản lý, điều hành tại mỗi đơn vị. Cụ thể, vai trò của KTTN trong quản lý DN, tổ chức được thể hiện như sau:

Thứ nhất: KTTN được thiết lập để thu nhận, đo lường, phản ánh kết quả về thu nhập, chi phí do các bộ phận, cá nhân đảm trách theo thẩm quyền và trách nhiệm của họ (Alpesh T. Patel, 2013; Tanmay Biswas, 2017). Từ đó, người đứng đầu đơn vị có thể đánh giá được trách nhiệm của nhà quản trị tại các cấp quản lý khác nhau và trách nhiệm của mình, trong quá trình điều hành hoạt động của tổ chức (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018).

Cụ thể, quá trình này được thực hiện thông qua việc thu nhận, phản ánh, phân tích thông tin về thu nhập, chi phí và những thông tin có liên quan khác của từng trung tâm trách nhiệm (các công ty con, chi nhánh, cửa hàng, phòng, ban, bộ phận được hình thành theo sự phân cấp quản lý trong mỗi đơn vị). Đây là nguồn dữ liệu chi tiết, đáng tin cậy, được dùng để xác định thành quả đạt được của từng trung tâm trách nhiệm, hay chính xác hơn đó là thành quả quản lý của người đứng đầu các trung tâm này. Nhờ đó, nhà quản lý cấp trên có thể đánh giá được sự hoàn thành trách nhiệm của nhà quản trị cấp dưới – người được giao thẩm quyền độc lập tương đối, để thực hiện các công việc chuyên môn do bộ phận (trung tâm trách nhiệm) của họ đảm nhận.

Như vậy, KTTN giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động của từng bộ phận, cá nhân thông qua các thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ gắn với trách nhiệm của họ trong hệ thống cơ cấu tổ chức của đơn vị (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Nhờ đó, nhà quản trị sẽ có căn cứ để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với năng lực, điều kiện cụ thể cho từng đối tượng.

Thứ hai: KTTN giúp xác định sự đóng góp của từng cấo, bộ phận vào lợi ích chung của tổ chức (Nguyễn Thị Quý, 2016). Nếu vai trò thứ nhất nhấn mạnh đến yếu tố “trách nhiệm”, vai trò này của KTTN lại giúp các DN, tổ chức đánh giá được sự “đóng góp” của cá nhân, bộ phận vào thành quả chung của đơn vị. Điều đó có nghĩa, nhà quản trị không nên chỉ khai thác thông tin do KTTN cung cấp nhằm mục đích truy cứu trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân dưới quyền. Ngược lại, nếu nhìn nhận theo hướng tích cực, việc khai thác hợp lý thông tin KTTN còn giúp các nhà quản trị đánh giá đúng đắn sự nỗ lực, cống hiến của các cấp, các thành viên vào thành quả chung của tổ chức.

Theo sự phân cấp quản lý trong tổ chức, mỗi vị trí công việc đều phải đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể gắn với thẩm quyền tương ứng, để thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Quá trình thực hiện các công việc này, tất yếu chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, nên đôi khi kết quả đạt được không theo kế hoạch hay nhiệm vụ đề ra. Nhà quản trị, thay vì đóng vai một nhà quản lý cứng nhắc, có thể trở thành một nhà lãnh đạo khôn khéo nếu biết sử dụng hợp lý thông tin KTTN để khai thác những mặt tích cực, tìm ra những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc của các bộ phận, cá nhân trực thuộc mình quản lý. Từ đó, cùng tìm ra hướng giải quyết, đồng thời khích lệ, tạo động lực để họ cống hiến hiệu quả hơn nữa vào mục đích lâu dài của tổ chức.

Thứ ba: KTTN cung cấp thông tin cho các cấp quản lý thực hiện chức năng tổ chức và điều hành hoạt động trong một DN, tổ chức (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Cụ thể, KTTN cung cấp thông tin cho các nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý trong hệ thống cấu trúc tổ chức của DN, tổ chức. Về mặt kiểm soát tài chính, thông qua việc thu thập, phân tích và báo cáo thông tin kế toán, KTTN cung cấp thông tin chi tiết về kết quả thực tế so với dự toán về các “đầu vào” và “đầu ra” của từng bộ phận, hay theo từng nhóm trách nhiệm khác nhau. Từ đó, nhà quản trị các cấp sẽ đánh giá được kết quả và hiệu quả tài chính của các nhiệm vụ đã giao. Xét về khía cạnh kiểm soát quản lý, thông tin KTTN giúp nhà quản lý các cấp đánh giá khách quan khả năng đảm trách nhiệm vụ được phân công của cấp dưới, đặc biệt là người đứng đầu các cấp này. Ví dụ, KTTN đo lường được hiệu quả của các quyết định, được đưa ra bởi những người có thẩm quyền.

Thật vậy, trong quá trình hoạt động của các đơn vị, có rất nhiều quyết sách đúng đắn được ban hành, nhưng cũng có không ít các quyết định được ra đời vì lợi ích của cá nhân hay lợi ích của một nhóm cá nhân nào đó, có thể gây tác động tiêu cực tới lợi ích chung của tổ chức. Những thông tin hữu ích được thu thập bởi hệ thống KTTN là căn cứ để nhà quản trị có thể đưa ra các điều chỉnh hợp lý hơn về công tác quản lý trong nội bộ DN, tổ chức.

Thứ tư: Thông tin do KTTN cung cấp, không chỉ có ý nghĩa đối với nhà quản trị cấp cao kiểm soát được hoạt động gắn với trách nhiệm của các cấp dưới quyền, mà điều quan trọng hơn, nó còn giúp nhà quản trị các cấp thấy được thành quả và trách nhiệm quản lý của mình để tự điều chỉnh hành động vì mục tiêu chung. Thông tin do KTTN cung cấp, giúp nhà quản trị các cấp xác định trách nhiệm của mình và sẽ phải chịu trách nhiệm đối với nhà quản trị cấp cao hơn trong quá trình hoạt động, để đạt được mục tiêu của bộ phận và mục tiêu chung của tổ chức. Theo đó, nhà quản trị thay vì né tránh hay phản bác các thông tin bất lợi gắn với trách nhiệm quản lý của mình, họ được kỳ vọng sẽ điều chỉnh hành vi theo hướng tích cực, để cải thiện kết quả hoạt động của bộ phận mình phụ trách, nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Kết luận
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh, một trong những phương pháp quản lý hiệu quả cho hầu hết mọi lĩnh vực, chính là việc “phân loại”. Trong quản lý, sự phân loại này chính là việc phân chia tổ chức thành các cấp, các bộ phận với nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Phương pháp quản lý này được gọi là sự phân cấp quản lý. Người đứng đầu các DN, tổ chức được khuyến khích xây dựng một hệ thống phân cấp quản lý khoa học, rõ ràng, không chồng chéo. Đồng thời, các DN, tổ chức cần phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu để đo lường hoạt động của từng cấp, từng bộ phận trực thuộc trong hệ thống phân cấp quản lý này.

KTTN ra đời với chức năng cung cấp thông tin chi tiết về tình hình thực hiện công việc gắn với trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận đã được phân cấp, phân quyền. Như vậy, dựa vào thông tin do KTTN cung cấp, nhà quản trị có thể đánh giá tương đối khách quan và toàn diện sự đóng góp của các cấp, các bộ phận hay cá nhân gắn với trách nhiệm của họ vào thành quả chung của DN, tổ chức.
Bên cạnh đó, thông tin KTTN cũng hỗ trợ quá trình kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý trong nội bộ đơn vị. Ngoài ra, bản thân các nhà quản trị cũng tự đánh giá được trách nhiệm quản lý của mình, để có những điều chỉnh phù hợp hơn trong quá trình điều hành nhằm tối đa hoá lợi ích của bộ phận, cũng như lợi ích chung của DN, tổ chức.

Tài liệu tham khảo

1. Alpesh T. P (2013). “Responsibility accounting: A study in theory and practice”. India Journal of Applied Research. Vol 3. Issue 3.
2. Atu. O. O, Ogbeide. E, Agbo. I. S, Clement. E. O (2014). “Responsibility accounting: An overview”. IOSR Journal of Business and Management. Volume 16, Issue 1. Ver. IV (Jan. 2014), PP 73-79.
3. Evi. O, Utin. V. M, Alvita B. A. P, Nur. H, Anbiya (2020). “Responsibility accounting information systems for assessing profit manager performance”. PalArch’s Journal of Archaeology of Egypt/ Egyptology, 17 (4) 2020.
4. Mojgan. S (2012). “Examining the Role of Responsibility Accounting in organizational Structure”. American Academic & Scholarly Research Journal. Vol. 4, No. 5, Sept 2012.
5. Nita. S, Yuli. A, Yansil. D (2019). “The Effect of Responsibility Accounting on Cost Control (PDAM Padang)”. 4th Padang International Conference on Education, Economics, Business and Accounting (PICEEBA-2 2019).
6. Tanmay. B (2017). “Responsibility Accounting: A review of related literature”. International Journal of Multidisciplinary Research and Development. Volume 4; Issue 8; Page No. 202-206.
7. Bùi Bằng Đoàn, Bùi Thị Mai Linh (2018). Giáo trình “Kế toán cho công tác quản lý”. NXB Đại học Nông nghiệp.
8. Đỗ Quang Giám, Trần Quang Trung (2016). Giáo trình “KTQTị”. NXB Đại học Nông nghiệp.
9. Lê Phước Hương, Lưu Tiến Thuận, Huỳnh Ngọc Lan Anh (2018). “Ảnh hưởng của KTTN đến hiệu quả hoạt động của DN vùng Đồng bằng sông Cửu Long”. Tạp chí Khoa học, Trường Đại học Cần Thơ. 54(4D): 168-177.
10. Nguyễn Thị Bích Liên (2017). “Ứng dụng KTTN trong hoạt động của DN Việt Nam”. Tạp chí Tài chính, Kỳ 1, số tháng 3/2017.
11. Bùi Thị Mai Linh, Lại Phương Thảo (2021). “Mối quan hệ giữa phân cấp quản lý và KTTN trong DN”. Tạp chí Kế toán và Kiểm toán số tháng 1+2/2021.
12. Trần Hải Long (2014). “KTTN trong quản lý kinh tế ở DN”.
13. http://vaa.net.vn/ke-toan-trach-nhiem-trong-quan-ly-kinh-te-o-doanh-nghiep
14. Nguyễn Văn Phong, Hoàng Thị Giang, Nguyễn Thị Khánh (2020). “Vai trò tổ chức công tác kế toán trong các tập đoàn kinh tế ở Việt Nam”. Tạp chí Tài chính, Kỳ 2, Tháng 9/2020.
15. Nguyễn Thị Quý (2016). “Kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân đội-MIC”. Luận văn thạc sỹ.
16. Thái Anh Tuấn (2014). “Vận dụng KTTN trong trường đại học”. Tạp chí Tài chính, số tháng 3/2014.
17. Trần Văn Tùng và Lý Phát Cường (2016). “Vận dụng KTQT tại DN nhỏ và vừa ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập”. Tạp chí Kế toán và Kiểm toán số tháng 10/2016.
18. Trần Văn Tùng (2017). “Các nhân tố tác động đến việc vận dụng KTQT của các công ty dịch vụ công ích tại TP. Hồ Chí Minh”. Tạp chí Kế toán và Kiểm toán số tháng 11/2017.

Tin tức liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *